Responsable administratif et financier H/F

Poste clé de la structure, le ou la responsable administratif et financier est placé(e) sous l’autorité du Directeur. Il/Elle coordonne l’ensemble de la gestion administrative de l’office, définit et améliore les procédures administratives et comptables, élabore les tableaux de bord et conseille la Direction.

Administratif et appui à la Direction

• Assurer le secrétariat du Directeur, la gestion de son agenda et la préparation des réunions et déplacements (Directeur, agents, élus, partenaires) ;

• Apporter un soutien administratif et logistique aux instances de gouvernance, notamment le Comité de Direction (convocations, dossiers de séance, procès - verbaux) ;

• Rédiger les rapports, comptes rendus et le rapport annuel d’activités ;

• Assurer la réception et l’expédition du courrier, le classement et l’archivage des dossiers de la Direction ;

• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel et la logistique des recrutements et des formations ;

• Suivre les dossiers confiés par le Directeur : demandes de subvention, conventions de partenariat, travaux d’aménagement, classement de l’OTOG en catégorie II.

Gestion financière et comptable

• Participer à la préparation du budget auprès de la Direction et du Comité de Direction ;

• Établir les bons de commande, assurer la saisie et le classement des factures ;

• Assurer le suivi de la comptabilité analytique et de la régie d’avances et de recettes ;

• Produire un reporting comptable hebdomadaire et mensuel et tenir à jour les tableaux de bord de suivi d’activité.

Accueil et gestion des locaux

• Accueillir et conseiller les visiteurs, physiquement et à distance, y compris les jours fériés et lors des astreintes du dimanche ;

• Gérer les espaces d’accueil, les locaux et les espaces verts.

Dans le respect de sa fiche de poste et des consignes du Directeur, le ou la titulaire organise ses tâches avec autonomie. Il/Elle peut être amené(e) à représenter le Directeur sur mandat et assume la responsabilité des tâches qui lui incombent.

Formation et expérience

• Diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 (assistanat de direction, gestion, comptabilité) ;

• Expérience réussie sur un poste similaire ; une connaissance du secteur du tourisme, de l’environnement territorial et de l’ouest guyanais est un atout.

Compétences

• Gestion budgétaire et comptable, analyse de données chiffrées et construction de tableaux de bord ;

• Excellente maîtrise de la langue française et capacités rédactionnelles ;

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques ; anglais apprécié.

Qualités personnelles

• Rigueur, organisation, discrétion et respect de la confidentialité ;

• Esprit d’initiative, réactivité, sens du service et du contact ;

• Capacité à travailler avec des élus et en équipe ; disponibilité ;

• Permis B exigé.