SECRETARIAT PARTICULIER MGAAE F/H

Gérer l’agenda du MGAAE
Gérer les réservations des salles de réunions et de visioconférence.
Assurer la préparation des dossiers relatifs aux différentes réunions
Organiser des déjeuners, diners (planifier une date, préparation du menu en liaison avec le prestataire de restauration, établir les plans de table).
Gérer un budget de fonctionnement et assurer le suivi des dépenses de réception à caractère alimentaire ainsi que les achats de représentation du MGAAE (utilisation de CHA1, CHA 3, carte affaire, chorus formulaire).
Recevoir de manière attentive et courtoise les hautes autorités civiles et militaires et les différents visiteurs.
Prendre connaissance et vérifier le courrier avant la signature du MGAAE.
Assurer la gestion et l'organisation pratique de séminaires, réunions ainsi que les déplacements du MGAAE.
S’assurer du suivi des visites médicales de l’autorité
Valider de salle de réunion sur le Portail Balard
Utiliser les outils de messagerie Corail et Outlook et le SIRH ORCHESTRA.
Rédiger et gérer les ordres de mission

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 60 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Placé sous l’autorité du major général de l’armée de l’Air et de l’Espace (MGAAE), l’assistant de direction est le premier collaborateur de proximité du MGAAE, 2ème représentant de l’armée de l’Air et de l’Espace. En lien direct avec le MGAAE, il planifie et adapte au quotidien son agenda, s’assure des bonnes conditions de sa réalisation. Il gère les priorités fixées par le MGAAE ainsi que les aléas et les contingences associées. Dans ce cadre, il organise les réunions (réservation de salles, visio-conférence, envoi des invitations dématérialisées) ainsi que les déplacements. Il prépare les dossiers afférents à chaque réunion.Il assure le suivi des dépenses de représentation du MGAAE. Travail en autonomie.Poste situé à PARIS BALARD.