Secrétaire de l'Attaché de défense et des officiers de la MDD F/H

L’Assistant(e) de l’Attaché de défense (AD) soutient directement la vie professionnelle quotidienne de l'AD. Il prépare les entretiens, rendez-vous, réunions et conférences (en sollicitant les traitants des dossiers le cas échéant). Il filtre et établit les communications téléphoniques, tient à jour le fichier d’adresses, annuaires et répertoires des organismes français et américains, accueille les visiteurs. Il prépare les déplacements professionnels de l'AD. Il assure toutes les tâches administratives liées à son poste sous les directives de l'officier coordination. Il réceptionne les courriers qu’il soumet à la lecture de l'AD, s’assure de la bonne distribution de ceux-ci et prépare les éléments de réponse en relation avec l'officier de coodination. En outre, il assure la mise à jour et gestion du planning de l'AD et de son chauffeur. En matière d’organisation des activités sociales, il traite les diverses invitations (réceptions, cérémonies, conférences, dîners). Avec l'Assistant(e) de l'Attaché d'armement, il forme le secrétariat particulier de la Mission de défense et assure au quotidien, sous l'autorité fonctionnelle de l'officier coordination, le soutien de de la Mission de défense. Enfin, il supplée l’Assistant(e) de l’Attaché d’armement en cas d’absence.
Anticiper et soutenir les besoins de l'Attaché de défense (AD) pour la réalisation de ses missions. Préparation des entretiens et réunions de l'AD.
Filtrage téléphonique, anticiper l'agenda de l'AD, prise de rendez-vous, accueil et préparations des entretiens.
Rédaction et suivi des correspondances en français et en anglais. Proposer, préparer, envoyer et suivre des diverses invitations et des courriers.
Gérer le courrier départ et arrivée de l'AD et l'archivage des documents diffusés dont ceux classifiés.
Préparation des déplacements de l'AD (OM, transport, hôtellerie, lettre de suppléance, dossier). Gérer l'agenda et les missions du conducteur de l'AD.
Tenue à jour des annuaires et organigrammes français et américains
Préparation et envoi des messages au réseau approprié (MDD, OLIA, Réservistes).
Assurer le suivi des frais de représentation de l’AD.
Assister le chargé de visite de la mission de défense.
Suppléance de l'assistant attaché de défense adjoint - Armement.
Demander les interventions de maintenance au SGA et assurer le suivi.
Accréditation de l'AD
Contribuer aux activités de coordination de la Mission Défense
Gérer les formalités d'accès pour le conducteur au Pentagone