Secrétaire de cabinet - BDC H/F

Le/La secrétaire est responsable de l’organisation quotidienne du travail de l’équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant, en brigade, les fonctions suivantes :· Accueil physique et téléphonique de personnalités (contacts permanents avec l’Elysée et Matignon, etc…)· Gestion des appels téléphoniques· Assure le lien avec les autres secrétariats de la structure· Réception et enregistrement des courriers papier et électronique ; évaluation des urgencesCONNAISSANCES ET COMPETENCESTechniques de communicationModes de fonctionnement des administrations publiquesConnaître l’environnement professionnelAvoir des compétences en informatique : bureautiqueTechniques de secrétariat bureautiqueClassement et archivageSAVOIR FAIREApporter une réponse personnaliséeRéaliser des synthèsesRédiger et mettre en forme les documentsÉvaluer et hiérarchiser des besoinsMinistère de l’Education Nationale et de la JeunesseMinistère de l’Enseignement supérieur et de la RechercheMinistère des Sports, des jeux Olympiques et ParalympiquesAu service des cabinets des ministres, le bureau des cabinets assure les missions suivantes sur 3 sites (Grenelle, Descartes et Avenue de France) :- Coordonner et suivre les dossiers relatifs à la gestion des personnels et au fonctionnement général du bureau des cabinets · Enregistrement des notes destinées au Ministre, soumises au visa du directeur du cabinet et du directeur de cabinet adjoint;· Relecture systématique de tous les courriers et réorientation éventuelle ;· Corrections de forme (orthographe, présentation non conforme etc…) ;· Rédaction de lettres de remerciements (livres et invitations) ;· Gestion de l’agenda (mise à jour quotidienne) et prise de rendez-vous· Gestion et suivi des convocations aux réunions interministérielles : enregistrement sur un tableau mis à jour quotidiennement puis orientation vers les conseillers concernés, par voie électronique ;· Réservation des salles, envoi des convocations et mise à jour du fichier électronique;· Classement et archivage.Encadrer et animer une équipeStructurer son travailSavoir planifier et respecter les délaisUtiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activitéSavoir gérer les aléasS’adapter aux différents interlocuteursFiltrer et orienter les informationsSAVOIR ÊTRESens de la confidentialitéSens de l’initiativeCapacité d’adaptationSens de l’organisationRéactivitéSens relationnelSavoir accueillirSavoir s’exprimer oralement- Répondre aux courriers des citoyens des élus ainsi qu’aux correspondances réservées- Contrôler et traiter les questions parlementaires en relation avec les directions du ministère et les membres des cabinets- Vérifier et envoyer l’ensemble des textes réglementaires au SGG puis veiller à leur publication au JO et/ou au BO- Gérer et suivre l’attribution des distinctions honorifiques : Légion d’Honneur, Ordre national du Mérite, Palmes académiques et Médaille de la jeunesse, des sports et de l’engament associatif (MJSEA)- Participer aux groupes de travail interministériel sur les évolutions des outils de dématérialisation (Solon, Réponse)