Secrétaire-assistant du chef de cabinet F/H

Au sein d'une équipe de 2 assistants et sous l'autorité du chef de cabinet, l'agent sera chargé d'assurer une double mission de secrétariat et d'assistance.

Il a ainsi la charge de :

• l'information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes
• la gestion de l'agenda du chef de cabinet
• la gestion du courrier : assurer le suivi précis des parapheurs matérialisés dans le logiciel de gestion électronique du courrier (Maarch courrier)
• l'organisation des réunions et des rendez-vous
• l'accueil physique et téléphonique
• la préparation des dossiers pour le chef de cabinet et/ou le ministre dans le cadre des rendez-vous et déplacements
• la synthèse, la rédaction ou la mise en forme de certains documents (notes, biographies, projets de déroulés, etc.)
  D'autre part, l'assistant a également pour mission l'organisation des déplacements du ministre.

Il participe à la préparation et à la coordination des déplacements officiels du ministre en France et à l'étranger. Cette activité se déroule sous l'autorité du chef de cabinet, en lien avec l'ensemble des membres du cabinet.

A ce titre, l'agent est chargé de :

• centraliser l'information sur les déplacements en faisant le lien avec tous les partenaires (secrétariats sectoriels, administration centrale, DRAC, préfecture, etc.)
• planifier la logistique (réservations d'hôtels, avions, trains, etc.)
• gérer les ordres de mission et les frais de déplacement dans l'outil Chorus DT
• élaborer les dossiers du ministre et des membres du cabinet

Compétences principales mises en oeuvre : (cotées sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert)
Compétences techniques :

• Sens de l'organisation - (expert)
• Gestion d'un agenda - (expert)
• Utilisation des logiciels de traitement de texte et de tableur (open office) - (expert)
• Techniques de communication écrite et orale - (maîtrise)

Savoir-faire :

• Accueillir et prendre les messages téléphoniques
• Savoir hiérarchiser les informations et les messages
• Enregistrer et classer les documents
• Saisir et mettre en forme des documents

Savoir-être (compétences comportementales) :

• Confidentialité
• Aptitude au travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Courtoisie
• Ponctualité