PP-DIE-CABINET - Chargé (e) de coordination administrative du Cabinet DIE H/F
Description des missions
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Le/la titulaire du poste est affecté/e en tant que chargé (e) de coordination administrative au sein du cabinet de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de la préfecture de police.
Le cabinet assure la coordination des activités transverses en lien avec l’ensemble des directions et services de la préfecture.
Sous l’autorité de la cheffe de cabinet, le/la titulaire est particulièrement chargé:
• Préparation des dossiers : Vous serez chargé(e) de préparer les dossiers du directeur et de son adjointe, en collaboration avec les sous-directions et le service de la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement (DIE), ainsi qu’avec les autres services de la Préfecture de Police. Cela inclut également la préparation des documents destinés au préfet secrétaire général ou au préfet de police.
• Veille au respect des échéances : Vous devrez veiller à ce que toutes les échéances soient respectées, en assurant un suivi rigoureux des différentes tâches et projets en cours.
• Rédaction de documents : Vous aurez l’opportunité de rédiger des fiches, notes, courriers et interventions pour le directeur et son adjointe, ce qui vous permettra de développer vos compétences en communication écrite dans un contexte professionnel.
• Suivi des rapports : Vous serez également responsable du suivi des réponses aux rapports thématiques, d’inspection ou de contrôle, ainsi que de la mise en œuvre des recommandations et des suites données à ces rapports.
• Contributions diverses : Vous assurerez la rédaction et le suivi des diverses contributions à destination du préfet de police, de la directrice de cabinet et du préfet secrétaire général.
• Compte-rendu hebdomadaire : Enfin, vous serez chargé(e) de rédiger le compte-rendu hebdomadaire de la direction à destination du préfet de police et du préfet secrétaire général.
• Elaboration et suivi du plan de continuité d’activité de la direction
• Suivi de l’application des parapheurs et courriers dématérialisés
• Assister la cheffe de cabinet dans l’animation et la coordination des actions du secrétariat de direction et du pôle communication.
Profil recherché
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Au sein du Secrétariat Général pour l’Administration, la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement (DIE) conçoit et met en œuvre la politique immobilière du ministère de l'Intérieur sur l’ensemble de l’Ile-de-France (SGAMI IdF). Pour ce faire, elle est composée d’un cabinet, d’un secrétariat général, d’une sous-direction construction et d’une sous-direction exploitation, d’un service budgets marchés et patrimoine, d’une mission stratégie et développement durable, et d’un pôle santé, sécurité et qualité de vie au travail.
Composition et effectifs du service
Le chef de cabinet (A), le chargé de coordination administrative (B+), 4 agents de catégorie B, 2 apprenties.
Liaisons hiérarchiques
- Le directeur et son adjointe
- Le chef de cabinet
Liaisons fonctionnelles
Directeurs, sous-directeurs, chefs de service, les cabinets, partenaires institutionnels et privés extérieurs.
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel - niveau expert - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise -
requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau pratique -
à acquérir
Savoir-faire
Savoir analyser - niveau expert - requis
Savoir manager - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir négocier - niveau initié - à acquérir
Avoir l'esprit de synthèse - niveau expert - requis
Savoir-être
savoir communiquer - niveau maîtrise - à acquérir
savoir s'adapter - niveau expert - requis
avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - à acquérir
Vos perspectives :
Ce poste permet de pouvoir évoluer sur des postes de pilotage et de coordination de l’ensemble des champs d’intervention de la direction, tant en service déconcentré qu’en administration centrale. Cadre idéal d’évolution vers des responsabilités supérieures.
Durée attendue sur le poste : 3 ans