PH16443 - Technicien.ne en gestion administrative F/H
Description des missions
En collaboration avec un collègue, assurer les actes de gestion administrative et pédagogique de l’offre de formation de l’UFR, à savoir les Licences 1 & 2 « Sciences de la Vie », « Sciences de la Vie et de la Terre », « double-licence Informatique/Biologie », « double-licence Politique du Vivant » et le nouveau
parcours « Advances in Life Sciences ».
Être l’interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants, les cadres pédagogiques et les partenaires institutionnels.
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Gestion de scolarité :
• Accueillir, informer, orienter les étudiants
• Suivre les inscriptions administratives et les césures
• Gérer les inscriptions pédagogiques
• Agir en Interface entre les étudiants et les enseignants
• Gérer et assurer le suivi des conventions de stage
• Collecter, saisir et diffuser les notes
• Coordonner ses actions avec les enseignants
• Elaborer les emplois du temps et les plannings des cours ; réserver les salles
Gestion pédagogique :
• Gérer et organiser la campagne d’inscription : traiter les dossiers de candidature, organiser et
participer aux commissions d’admission et jurys, communiquer les résultats
• Organiser et gérer les sessions d’examens : calendriers, sujets, salles, édition des documents liés à
l’examen, organisation des jurys, publication des résultats
• Organiser les soutenances de rapport de stage
• Etablir des tableaux de suivi des étudiants
• Modéliser et actualiser les structures d’enseignement, les modalités de contrôle des connaissances
et compétences, les règles de calcul
• Veiller au respect de la réglementation liée à la scolarité
Gestion administrative et logistique :
• Communiquer avec les étudiants (courrier, mail, réunion d’information, brochures, site web)
• Collaborer avec les services facultaires et centraux
• Assurer les actes de gestion administrative
• Assurer le soutien logistique aux enseignants (reprographie, matériel, copies d’examen)
• Classer et archiver
Profil recherché
Connaissances:
• Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur
• Connaître le fonctionnement de l’Université Paris Cité
• Connaître les règles juridiques de la scolarité
• Bonnes connaissances en anglais
Savoir-faire - Compétences opérationnelles:
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique
• Savoir prévoir, planifier, hiérarchiser ses actions
• Savoir respecter le calendrier des actions, les échéances
• Agir avec rigueur et méthode
• Être capable de communiquer par écrit et par oral, savoir rendre compte
• Faire appliquer des procédures
• Elaborer des tableaux de suivi
Savoir-être - Compétences comportementales :
• Collaborer et travailler en équipe
• Coopérer avec les services internes et externes de l’Université
• Avoir une qualité relationnelle
• Prendre des initiatives, être réactif