Gestionnaire du service de la recherche (F/H)

Sous l’autorité direct du responsable du service de la recherche, le gestionnaire assiste et appuie ce dernier dans l’exercice de ses missions, dans un contexte de fort développement des activités de recherche, favorisé par l’intégration de Paris-Malaquais comme établissement-composante de l’université PSL.A ce titre, il exerce les missions suivantes :Contribuer au pilotage du service de la recherche :Assurer les fonctions supports nécessaires à la valorisation de la recherche à l’école (alimentation et enrichissement des tableaux de bord, calendriers, outils de communication, diffusion des appels à communication, interface avec le service communication autour des actions en cours, aide à la valorisation, mise à jour de l’onglet recherche du site internet)Assurer le suivi des indicateurs de performance du service (en cours d’élaboration) Participer à l’élaboration des outils « métier » et des supports de présentation et de communication à destination de différents publics (chercheurs, partenaires)Participer à l’organisation des diverses commissions de la recherche (Commissions internes, SACRe)Contribuer à l’archivage des données de la recherche, en lien avec le service de la bibliothèqueNiveau d’expérience minimum requis : 2 à 5 ans d’expérience professionnelle minimum.De préférence dans le secteur de l’enseignement supérieur ou dans une structure liée à la rechercheNiveau d’études/diplômes requis : BAC+2Compétences techniques :Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieurConnaissance du fonctionnement de la recherche publique et du doctorat, de l’environnement et des réseaux professionnelsMode de fonctionnement des administrations publiquesNotions de finances publiquesMaîtrise des outils bureautiques et collaboratif (office 365, Teams, Sharepoint, Resana) Une connaissance des logiciels Taïga, ADUM et du logiciel de gestion financière PEP serait un plus.L’école nationale supérieure d’architecture Paris-Malaquais (ENSA Paris-Malaquais) est implantée sur le site historique de l’enseignement de l’architecture en France.Créée dans sa forme actuelle par décret en 2001, elle appartient au réseau des 20 écoles d’architecture sous double tutelle du ministère de la Culture, Direction générale des patrimoines et de l’architecture, et du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.L’école a pour objectif de former ses 1000 étudiants à l’ensemble des métiers de l’architecture, en accordant une place centrale à la recherche grâce à ses 3 laboratoires et au programme SACRe de PSL. Contribuer à l’organisation et la tenue des activités et des événements liés à la recherche :Participer à l’organisation des événements : journées de la recherche, séminaires, colloques.Assurer le suivi logistique des activités de la recherche (réservations et aménagement des salles, invitations et accueil, affichage, commandes…)Assurer la gestion administrative de l’activité des trois laboratoires de l’établissement :Assurer la gestion administrative des dépenses et des recettes liées aux conventions financièresAssurer la liaison administrative avec le service RH pour la constitution et le suivi des contrats de vacation et les stagesAssurer le suivi budgétaire avec les services de PSL (Armines notamment) et les projets portés par les laboratoiresAssurer la gestion administrative des doctorants en lien avec les deux écoles doctorales de rattachement (établissement composante PSL) :Suivre les dossiers d’inscription et de réinscription (en lien avec le service des inscriptions de la Direction de la pédagogie)Assurer l’interface entre le ministère et les écoles doctorales tout au long de l’exécution des contrats doctorauxAssurer le suivi administratif et financier de l’organisation des soutenances de thèses et la participation à leur organisation pratique (invitations, réservation de salles, ...)Assurer suivi financier et RH des contrats doctoraux en lien avec le responsable du service recherche, le service financier et les écoles doctorales.Accompagner le responsable du service durant la campagne des contrats doctoraux (interface administrative entre le ministère et les écoles doctorales).Contribuer au bilan annuel du suivi des doctorants (volet statistique)Mettre à jour les logiciels utilisés par le service.Savoir-faire :Gérer un budgetAlimenter des outils de reporting Tenir à jour des tableaux de bordEtablir des relations et des partenariats de travailRédiger un rapport, un document, une présentation adaptée au public cibléSavoir être :Autonomie / Confiance en soiSens de l’organisationTravail en équipeTravail en mode projetAdaptabilité, et gestion des urgences/impondérablesSens aigu du service public.Rigueur et travail avec méthode y compris dans l’exécution.Ecoute et maitrise de soi (savoir faire preuve de diplomatie)Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.Langues :Très bonne maîtrise de la langue française (écrit et oral).Maîtrise de l’anglais souhaité, niveau B1.Membre de l’Université PSL, l’une des premières universités françaises dans les classements internationaux, Malaquais offre à ses étudiants des doubles cursus en partenariat avec des établissements prestigieux.Située au cœur de Paris, elle est liée par des conventions à la plupart des grandes institutions culturelles parisiennes. Elle est également très ouverte sur le monde, avec plus de 50 accords conclus avec des écoles étrangères.L’ENSA Paris-Malaquais emploie 85 enseignants permanents (et plus de 200 intervenants extérieurs) et 46 agents administratifs. Le budget annuel de l’établissement s’élève à environ 4 M€, hors masse salariale prise en charge par le ministère.L’administration de l’établissement est organisée en onze services : la direction, le service des études, le service des relations internationales, le service de la recherche, la bibliothèque, le service des ressources humaines, le service des affaires financières et des achats, le service de la communication, le service informatique, le service de la sécurité, de la logistique et des bâtiments, l’agence comptable.Service recruteur : Le service de la recherche est constitué du responsable recherche et du coordinateur recherche. Il est à l’interface entre les laboratoires, les doctorants, l’université PSL, le Ministère de la culture, des personnalités extérieures et les services de l’école.Le service de la recherche est responsable de l’accompagnement au quotidien et prospectif des laboratoires de recherche et des doctorants.Liaisons hiérarchiques :Placé(e) sous l’autorité du responsable du service de la recherche, lui-même directement rattaché à la direction de l’école.Liaisons fonctionnelles :Interaction avec tous les services de l’école (RH, logistique et bâtiment, relations internationales, financier…) et des écoles doctorales de rattachement à PSL.