Gestionnaire des ressources humaines (doctorants) F/H

Missions Réaliser les activités de la gestion administrative des doctorants :Gestion administrative des recrutements Gestion administrative du pilotage des ressources humainesActivités principales et associées- Gestion administrative des recrutements des doctorants (environ 170 doctorants) : initiation de la demande de recrutement, collecte des pièces constituant le dossier de recrutement et suivi des avis du HFSD (ZRR) - Gestion du parcours des doctorants : suivi des phases d’inscription, suivi des avis du "Comité de Suivi de Thèse", gestion des soutenances de thèse (dont diffusion de la soutenance), sur ADUM ou des abandons- Gestion du parcours des doctorants en co-tutelles (20), - Accompagnement des doctorants dans les campagnes d'ATER et de doctorants-assistantsConnaissance des techniques de gestion administrativeConnaissance d’utilisation (voire d'élaboration) de tableaux de bordConnaissance de l'organisation, le fonctionnement de l'université et du cursus de formationLa maîtrise de l'anglais serait un atout.La personne recrutée sera en interaction avec les services des Affaires doctorales, le service scolarité "Master-Doctorat", les services de la DGDRH, la Direction des Mobilités internationales.Utiliser les logiciels de gestion du domaine (ADUM, RESEDA, AppSI) pour lesquels des formations en interne seront assuréesUtiliser les logiciels de bureautique Utiliser les requêtes requises sous REDASH (formation assurée en interne)Travailler en équipeSavoir s'adapter à son interlocuteurSavoir gérer son activé et les prioritésÊtre rigoureuxL’Université de Lille est une grande université européenne de recherche, engagée dans les transitions sociétales et environnementales. Reconnue pour son dynamisme scientifique et sa richesse pédagogique, elle offre à ses personnels un environnement de travail stimulant, humain et innovant.🔬 Au sein de la Faculté des Sciences et Technologies, l’UMR CRIStAL (Centre de Recherche en Informatique, Signal et Automatique de Lille) est une unité de recherche de premier plan. Localisé sur le campus de la Cité Scientifique à Villeneuve d’Ascq, CRIStAL regroupe plus de 400 membres autour de thématiques de recherche innovantes à fort impact sociétal. - Suivi et gestion des accompagnements de fin de thèse (campagne bi-annuelle propre à l'UMR CRIStAL)- Suivi les Habilitations à Diriger les Recherches (HDR)- Diffusion d'informationPilotage de l'activité :- Tenir à jour des tableaux de bord sous plusieurs bases de données : RESEDA (base des personnels des UMRs), AppSI (base propre à CRIStAL) et autres outils de reporting ; - Gérer la campagne des contrats doctoraux : vérification des taux d'encadrement des directeurs de thèse, des contrats antérieurement alloués, des co-financements "Région", gestion des classements et remontée aux tutelles concernées ;- Gérer les campagnes de mobilité doctorante : Mob LiL Ex, AAP PhD mobilty program, bourses de mobilité AAP EG MADIS, ..- Produire des indicateurs : nombre de thèses en co-tutelles, durée de thèse, ....- Procéder à l'archivage.Autre : Etre le relais dans l'installation du recruté : - accueillir et informer les doctorants, - assurer les demandes de CMS, et leur remise, - participer à la journée des nouveaux arrivants organisée par l'UMR, - participer, le cas échéant, aux réunions organisées par l'EG Madis, - participer aux réunions (physiques ou en webinaire) organisées par le service des affaires doctorales.Sens de l'organisationÊtre à l'écoute des attentes et/ou difficultés et savoir y répondreRéactivité et disponibilitéRespect de la hiérarchieIntégritéRigueur et fiabilitéDomaines de formation et expériences souhaitablesTechniques de la gestion administrativeNous recrutons aujourd’hui un·e Gestionnaire des ressources humaines dédié·e aux doctorants, afin de renforcer l’accompagnement administratif et humain d’environ 170 doctorants.