Gestionnaire des formations F/H

Gestion administrative
▪ Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée
▪ Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d’étudiant des stagiaires inscrits en formation continue
▪ Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargements
mensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement
▪ Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs
▪ Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation des
demandeurs d’emploi inscrits sur la plateforme dédiée
▪ Enregistrement de l’ensemble des documents administratifs dans les dossiers
partagés dédiés
▪ Veille documentaire de l’arborescence des fichiers partagés dans le cadre de la
démarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers
▪ Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d’administration des formations
▪ Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le service
communication et les assistantes en ingénierie de formation
▪ En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager
▪ Préparation et suivi du rétroplanning de l’offre de formation

Gestion administrative▪ Accueil, renseignement physique, téléphonique du public et gestion de la boite mail dédiée▪ Inscription des stagiaires dans le logiciel de scolarité (Pégase), édition des certificats de scolarité et des cartes d’étudiant des stagiaires inscrits en formation continue▪ Suivi administratif des stagiaires, réception, saisie et contrôle des émargementsmensuels ; saisie des émargements sur les plateformes de financement▪ Établissement des attestations de présence, des certificats de réalisation et envoi des attestations aux financeurs et employeurs▪ Saisie des devis, des plans de formation et des entrées en formation desdemandeurs d’emploi inscrits sur la plateforme dédiée▪ Enregistrement de l’ensemble des documents administratifs dans les dossierspartagés dédiés▪ Veille documentaire de l’arborescence des fichiers partagés dans le cadre de ladémarche qualité ; vérification de la conformité du nommage des dossiers▪ Veille documentaire de la bibliothèque du bureau d’administration des formations▪ Saisie des prospects dans le logiciel FCA Manager en lien avec le servicecommunication et les assistantes en ingénierie de formation▪ En fin de formation, saisie de tous les diplômés inscrits en formation continue dans le logiciel FCA Manager▪ Préparation et suivi du rétroplanning de l’offre de formationL’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-Francedans le domaine des humanités.Quelques chiffres :- 23 935 étudiants,- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion,Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines etdes transversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Études Européennes et l’Institut Français deGéopolitique- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômesd’université, 80 doctorats.- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctoratsoutenues tous les ans- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs ettechniques.L’université de Paris 8 fait partie du Campus Condorcet. Gestion financière▪ Facturation des contrats de formation des stagiaires de l’institut d’enseignement à distance aux échéances prévues▪ Suivi du protocole de recouvrement, relances de factures et constitution des dossiers de mise en recouvrement ; alimentation des fichiers de suivi financierGestion Logistique▪ Ouvertures de formation : suivi de la reprographie des dossiers d’accueil,préparation des goodies, réservation de coursier▪ Sessions d’examens, reproduction des sujets, préparation des copies d’examen et brouillons, préparation des PV de soutenances et des PV de lectures de mémoires▪ Participation aux réunions de service et aux ouvertures de session de formation▪ Relevé du courrier et ouverture de sallesLe/la gestionnaire des formations exécute des tâches administratives et de gestion courante dans le domaine de la formation continue. Il/elle épaule les assistant(e)s en ingénierie de formation dans leurs missions de gestion administrative.Rattachement et caractéristiques du poste :Bureau administration des formations / Pole administration et gestion financière desformations de la Direction FormationComposition et effectifs Bureau administration des formations :6 assistantes en ingénierie des formations (ASI), 2 gestionnaires et 1 responsable administrativeLiaisons hiérarchiques :Responsable administrative en charge de la qualité et de l’amélioration continue / Directionde la formationLiens fonctionnels :ASI, ingénieurs des formations et collaborateurs du bureau gestion financière desformations