Gestionnaire de l'offre de formation F/H

Missions du posteLe bureau du troisième cycle gère une cohorte de près de 2000 étudiants répartis dans 44 DES (diplôme d’études spécialisées),24 FST (formation spécialisée transversale) et + de 15 options.Chaque DES, FST ou options est relié à un coordonnateur, pilote référent pédagogique de la formation.Le gestionnaire, sous l’autorité du responsable de scolarité, assure l’ensemble des actes de gestion administrative liés à lascolarité des étudiants qui lui sont confiés (Inscriptions administratives, fiches de stages, suivi de cursus, répartitions de stages,validation des stages, remise attestation de diplôme)Il est l’interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants.Compétences requisesConnaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnelConnaissance des techniques de communication orale et écrite.Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat.Connaissance de la réglementation du domaine de la scolaritéSavoir-faire opérationnelsUtiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...)Utiliser les logiciels spécifiques du domaine (apprentissage puis maitrise)Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteursRespecter la confidentialité des donnéesFaire preuve d’organisation et de réactivitéTravailler dans des délais contraints Activités principales et associéesAccueil physique et téléphonique des usagers : enseignants, étudiants, internes...Rédaction de courriers et courrielsGestion des dossiers universitairesGestion des feuilles de stages, conventions de stages..Procéder à l’archivage des documents liés au cursus étudiants et aux examensSuivi du cursusSavoir-faire comportementauxTravailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externesAvoir le sens de l'accueil et du service publicSavoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstancesCapacité d’écoute et d’échangeRigueurFiabilitéCapacité à rendre compteDomaines de formation et expériences souhaitablesExpérience en secrétariat, gestion administrativeMaitrise du PAC office