Gestionnaire de formation FCPS Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne F/H

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.
Conseil et orientation

Sous la responsabilité de la Direction de la Formation Continue Panthéon-Sorbonne et de la responsable du Pôle formations FCPS le.la gestionnaire formation doit assurer les missions administratives et financières ainsi que les missions de scolarité (IA/IP/notes/délivrance des diplômes) pour le bon déroulement des formations continues qui lui sont attribuées.Conseil et orientationInformer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formationInformer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formationAssurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolaritéAssurer le rôle d’interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l’université, entreprises, organismes financeurs …Assurer la diffusion d’informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.Diplôme requis : Diplôme homologué niveau IVExpérience professionnelle : avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrativeSavoir-faire :Maitriser les techniques de gestion administrativesMaîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolaritéConnaitre la règlementation en matière de Formation ContinueEtre organisé.e et rigoureu.x.seAvoir une aisance relationnelle et le sens de l’accueilTravailler en équipeL’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.Implantée sur 25 sites franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société. Gestion administrativeAssurer le bon déroulement d’une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…Assurer la gestion du courrier et de la messagerieAssurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d’émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF…Assurer le classement et l’archivageGestion scolaritéGérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEEOrganiser les délibérationsAssurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCCOrganiser les rentrées officielles des diplômes avec le.la responsable pédagogiqueTransmettre et récupérer les questionnaires de satisfactionGestion financièreElaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiéesAssurer le suivi des mises en paiementAssurer l’ingénierie financière du montage des dossiers de financementAssurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financièrePréparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacatairesAssistance logistiqueMettre à disposition l’ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d’une formationGérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)Participer à l’organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salonsAccueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formationsOutils spécifiques à l’activité :Pack office / messagerieBase de données et application : FCA Manager - APOGEE - EPIKairosEspace des Organismes de Formation (EDOF)Transition ProZOOML’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable.La Formation continue Panthéon-Sorbonne élabore depuis 1987 une offre de formation professionnelle de haut niveau adaptée au profil et aux besoins de chacun. Elle couvre toutes les disciplines de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne et propose, en collaboration avec les unités de formation et de recherche (UFR) de l’université des formations diplômantes, des formations courtes qualifiantes, un diplôme d’accès aux études universitaires (DAEU option lettres, équivalent du baccalauréat), une préparation aux concours interne et externe de magistrats administratifs en présentiel ou à distance.La Formation continue Panthéon-Sorbonne vous accompagne également dans vos démarches de validation des acquis de l'expérience professionnelle (VAE) ou des acquis personnels et professionnels (VAPP).Nous sommes aussi à votre disposition pour construire des formations sur-mesure avec des organismes divers (exemple : Direction générale de l’armement (DGA), Fédération nationale de la Mutualité Française (FNMF).Le service a obtenu la certification Qualiopi en 2022 pour les actions de formation et la VAE. Cette certification a été renouvelée en 2025.