GESTIONNAIRE DE DÉPARTEMENT (H/F) - IUT DE L'AISNE

Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de département, et sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Administrative, le-la secrétaire de scolarité réalisera quotidiennement

Sous l’autorité fonctionnelle du Chef de département, et sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Administrative, le-la secrétaire de scolarité réalisera quotidiennementActivités principales :Accueil physique et téléphonique,Traitement et la diffusion d'informations internes et externes (courrier, mails, …),Réalisation des opérations courantes de gestion de la scolarité du département : gestion des candidatures (Parcoursup et e-candidat), gestion et saisie des notes, édition des relevés de notes, édition et suivi des conventions de stage,Saisie des heures d’enseignements du département,Saisie des bons de commandes et suivi de la commande jusqu’au service fait.Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :Techniques d'accueil téléphonique et physique,Mise en forme de documents sur WORD, maîtrise du publipostage,Annotations, modifications de fichiers PDF,Connaissance des partages réseau.Savoirs faires opérationnels/techniques :Accueillir et prendre des messages,Enregistrer des données, extraire des informations,Rédiger des documents ou des rapports,Savoir rendre compte,Utiliser le pack Office, notamment EXCEL et WORD,Se former aux logiciels spécifiques à l’activité (APOGEE, SIFAC, ENT),Utiliser des outils de communication dématérialisés (électroniques).L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV. Ces opérations nécessitent :La mise à jour de bases de données, la mise en forme de documents divers (Relevés de notes, avis de recommandation pour poursuite d'études...),La diffusion de supports dématérialisés via les réseaux,L'application de la réglementation relative aux examens,Le classement et l'archivage dématérialisé des documents (peu d'activités de classement et d'archivage papier).Activités associées :Participation à l’organisation des activités pédagogiques transversales et des activités collectives du département : Portes ouvertes, Forums Rémunération basée sur la grille indiciaire Technicien de classe normale : https://extra.u-picardie.fr/nextcloud/index.php/s/3Wgb2Cem9gfdaeYSavoir être :Savoir travailler en équipe,Savoir adapter son discours en fonction des publics,Faire preuve de rigueur et d’organisation,Accepter de moduler ponctuellement sa participation en fonction des pics d’activitéPrésent dans les trois villes les plus importantes du département, l’IUT de l’Aisne propose, dans les secteurs secondaires et tertiaires, 6 formations de BUT et 3 Licences professionnelles. Nos formations sont proposées en formation continue, alternance et initiale.Localisation géographique : Laon - Aisne