Gestionnaire aux Affaires Générales et à la formation du personnel F/H

Sous l’autorité directe du -de la chef-fe de département, vous apportez un appui au service en matière de gestion administrative et de suivi de la formation professionnelle. Vos missions principales consistent à :• Assister le-la responsable du département sur des dossiers d’administration générale ;• Assurer le suivi des achats des fournitures administratives (commandes, gestion des stocks, distribution de fournitures administratives) et la coordination de la logistique, en coopération avec le service dédié de l’université ;• Assurer le suivi de la formation du personnel.Créée en 1970, la Sorbonne Nouvelle est issue de l'ancienne faculté des lettres de l'Université de Paris. L’université propose des formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.La Sorbonne Nouvelle en chiffres :➔ 15 800 étudiants (dont un tiers d’étudiants internationaux)➔ 710 enseignants-chercheurs et 900 chargés de cours➔ 622 personnels administratifs et de bibliothèque➔ 70 combinaisons majeure-mineure en Licence et 49 spécialités de Master➔ 5 écoles doctorales➔ 28 unités de recherche➔ un réseau de 400 établissements d’enseignement supérieur dans près de 30 paysPour en savoir plus : www.sorbonne-nouvelle.frNos engagements : égalité, diversité, laïcité, lutte contre toute forme de discrimination et de harcèlement. Assister le-la responsable du département dans l’administration générale de la bibliothèque (50% ETP)Le-la gestionnaire assure, sous la responsabilité du-de la chef-fe de département, et en coordination avec les gestionnaires RH et les gestionnaires financiers du département, le suivi de plusieurs dossiers, entre autres :• circuit du recrutement à la bibliothèque et coordination du circuit des agents arrivants et des partants avec le service RH de la bibliothèque et la direction des Ressources Humaines de l’Université Sorbonne Nouvelle ;• gestion des titres-restaurant (gestion, via la plateforme en ligne du prestataire, des commandes de titres-restaurant et de la mise à jour du listing des agents).• commandes de fournitures administratives auprès des prestataires, organisation et la gestion des stocks de produits, distribution des fournitures, suivi des approvisionnements et relations avec les fournisseurs en matière de logistique, coordination des demandes et des échanges avec les services dédiés de l’université Sorbonne Nouvelle ;• suivi de certains marchés, en particulier du marché gardiennage ;• tout autre dossier d’administration générale selon les besoins du service et à la demande du-de la chef-fe de département ou de la direction de la bibliothèque.Assurer le suivi de la formation professionnelle (50% ETP)Le-la gestionnaire devra également :• assurer le suivi des besoins en formation des personnels ;• être le correspondant formation continue pour l’établissement au sein de l’université Sorbonne Nouvelle et auprès d’organisations partenaires ;• organiser et coordonner des actions de formations (en interne, en collaboration avec l’université Sorbonne Nouvelle, ou en intra avec des prestataires externes), évaluer l'efficacité des formations dispensées ;• recevoir les agents de la bibliothèque pour les informer de leurs droits à formation et, au besoin, les accompagner dans leurs démarches ;• assurer une veille sur l'offre de formation et diffuser l'information sur les sessions organisées par les organismes de formation ;• assurer une veille sur l’évolution légale et réglementaire de la formation continue au sein de la fonction publique, notamment dans le domaine hygiène, sécurité et conditions de travail.La bibliothèque Sainte-Geneviève est une bibliothèque interuniversitaire et publique d’intérêt national ; elle est administrativement rattachée à l’université Sorbonne Nouvelle.Les collections de la bibliothèque sont pluridisciplinaires et comptent environ deux millions de documents. Elles se répartissent en trois fonds : la Réserve pour les fonds anciens, rares et précieux principalement, le Fonds général pour les documents publiés de 1830 à nos jours, et la Bibliothèque nordique proposant l’un des plus riches fonds en Europe dans le domaine fenno-scandinave.Ouverte au public du lundi au samedi de 10 heures à 22 heures et plusieurs dimanches dans l’année, la bibliothèque offre à ses plus de 46 000 lecteurs inscrits environ 800 places.Le département des Affaires générales est composé du service financier et du service du personnel.Le service financier gère toutes les opérations incombant à l’ordonnateur : de l’élaboration du budget aux émissions des demandes de paiement et titres de recettes. Il s’occupe aussi d’une régie de recette et d’une avance pour menues dépenses.Le service du personnel effectue la gestion administrative collective et individuelle des agents et la pré- liquidation de la paie. Il travaille étroitement avec la Direction des Ressources Humaines de l’UniversitéSorbonne Nouvelle et les tutelles ministérielles. Le département est également chargé de la gestion de la formation du personnel : élaboration du plan de formation annuel, gestion et l’or