Un(e) gestionnaire administratif(ve) référent(e) au CCAS (H/F)

Accueil et accompagnement du public dans leurs demandes sociales et/ou administratives : accueillir les usagers, répondre au téléphone et aux mails, les informer et les orienter, recevoir le public et réaliser des entretiens individuels, évaluer et identifier le dispositif et/ou le partenariat à mobiliser en fonction des demandes et des besoins évalués, assurer le suivi social des demandes auprès des organismes externes compétents, accompagner les usagers dans leurs démarches « simples », y compris numériques et d’accès aux droits, gérer les situations de stress et réguler les tensions, délivrer des bons alimentaires en accord avec les critères d’attribution, enregistrer les demandes sur « mon suivi social » (logiciel qui sera à mettre en place). Administration du CCAS : gérer les dossiers administratifs du service y compris la saisie des bons de commande et la validation des factures dans le logiciel Ciril finances, participer à la gestion du conseil d’administration et de la commission permanente du CCAS (envoi des convocations, rédaction des procès-verbaux, centralisation et préparation des dossiers des commissions et du CA), participer à la rédaction des délibérations et des décisions, en appui de la directrice des services de proximité, présenter les dossiers de demandes d’aides financières en commission permanente, procéder à l’affichage réglementaire, représenter le CCAS dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d’instruction, classer et archiver les dossiers du service, mettre en place des nouveaux logiciels de suivi (mon suivi social, Domifa), tenir le reporting des divers suivis, domiciliation, demandes de logement, aides financières et secours d’urgence et participer à l’élaboration des bilans annuels du service. Gestion des demandes de logement : contribuer à la saisie des demandes de logement, aider à constituer les dossiers des candidats, vérifier les pièces constitutives d’un dossier (éligibilité, conformité, etc.), superviser la gestion des demandes et leur attribution, assurer un lien avec les différents bailleurs sociaux pour proposer des candidats répondants aux critères, représenter le CCAS en participant aux commissions d’attribution. Gestion des services proposés par le CCAS : gestion du transport à la demande : enregistrer les demandes de transport et coordonner la planification avec le prestataire, gestion des domiciliations : enregistrer les demandes de domiciliation avec analyse critique du dossier, remettre le courrier aux personnes domiciliées, gestion du service de portage de repas : enregistrer les demandes d’adhésion au service, suivre les modifications/annulations demandées par les usagers, commander les repas, assurer le lien avec le chargé de portage des repas, gérer la facturation du service, très ponctuellement, en cas d’urgence, assurer le portage de repas, gestion des dispositifs des personnes vulnérables en assurant un premier niveau de veille sociale : plan canicule, plan grand froid, plan communal de sauvegarde. Organisation d’événements en direction des aînés : effectuer les divers temps d’inscriptions, en assurer le suivi et les encaissements en régie, organiser les événements (sortie estivale, repas de Noël, colis de Noël, bons cadeaux..) : trouver et réserver les prestataires, respecter le budget alloué, coordonner les différents prestataires, créer et envoyer les invitations

Connaissances et savoir-faire requis : appétence pour les relations humaines, goût pour le travail en équipe et partenarial, qualités d'expression orale, écrite et rédactionnelle, maitrise de l’outil informatique et des bases numériques, techniques d’entretien d’aide à la personne et d’écoute active, respect des procédures, détenir le permis de conduire B, boîte à vitesse manuelle. Connaissances et savoir-faire appréciés : expérience auprès d’un public vulnérable, connaissances du fonctionnement des collectivités, connaissance des dispositifs d’action sociale et des mécanismes du logement social, connaissance du territoire. Qualités et savoir-être requis : adhésion aux valeurs du CCAS : bienveillance auprès des personnes accompagnées, respect du secret professionnel, discrétion dans les propos et dans le comportement, autonomie, organisation, adaptabilité, initiative, rigueur et fiabilité, efficacité et réactivité, respect et maîtrise de soi, sens des relations humaines, diplomatie, gestion des conflits.