Un chargé d’accueil polyvalent Hôtel de Ville (h/f) H/F
Présentation
Il y a forcément un métier fait pour vous !
Ville frontalière de la Suisse, à proximité de Genève et de son aéroport international, Ferney‑Voltaire bénéficie d’un cadre exceptionnel en plein cœur du Pays de Gex ! Elle se situe entre le Jura et le mont Blanc, à moins d’un quart d’heure du lac Léman. Le dynamisme culturel et associatif sont des marqueurs forts de l’attractivité du territoire pour les habitants et les nombreux touristes qui viennent visiter le pays de Voltaire. Vous aimez relever les challenges, l’intelligence collective est votre moteur, vous êtes attaché(e) aux valeurs du service public, alors venez rejoindre une équipe dynamique pour servir l’intérêt général !
Description des missions
Accueil – Etat-civil : Accueillir le public sur place et par téléphone avec délivrance de renseignements divers ; Orienter le public vers les services ou organismes compétents ; Instruire et délivrer les cartes nationales d’identité et passeports biométriques ; Collecter les pièces nécessaires à l’inscription sur les listes électorales et délivrer les attestations correspondantes ; Gérer les affaires militaires et le recensement ; Afficher les informations, actualiser et diffuser un fonds de documentation ; Rédiger et délivrer des renseignements généraux en matière d’état civil (mariage, décès, reconnaissance, regroupement familial, changement de prénom, enregistrement des PACS etc.) ; Transmettre des extraits d’acte et certifications conformes pour l’étranger ; Répondre aux courriels du service. Coordination opérationnelle du recensement de la population : Coordonner l’organisation logistique du recensement en amont et pendant la phase de collecte en lien avec l’interlocuteur référent de notre prestataire et en lien avec notre service urbanisme ; Assurer le suivi administratif du recensement en lien avec l’INSEE et notre prestataire (taux d’avancement par agent recenseur à transmettre 2 fois par semaine pendant la période de collecte à notre prestataire) via la plateforme OMER; Participer à la communication auprès de la population et des partenaires institutionnels ; Suivre et saisir les retours de formulaires sur la plateforme OMER, assurer une remontée des données conforme. Appui à l’organisation des élections: Aider à préparer le matériel électoral et les listes d’émargement ; Envoyer les cartes électorales ; Participer à l’organisation des bureaux de vote (logistique, convocations, planning des agents) ; Appui à la gestion du scrutin le jour J (selon le calendrier) : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote. Missions secondaires: Accueillir et renseigner les familles en deuil et les usagers ; Assurer le lien entre les familles, les prestataires et les intervenants (opérateurs funéraires, marbriers, associations, police municipale) ; Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière ; Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise ; Gestion de cimetière : mise à jour du registre, autorisations pour inhumation/exhumation, relation avec le juge en cas de litiges des familles.
Profil recherché
Formation ou expérience dans le domaine administratif ou en collectivité territoriale appréciée, Rigueur, sens de l’organisation et autonomie, Aisance relationnelle, sens du service public, Disponibilité et sens du travail en équipe, Discrétion professionnelle, Maîtrise des outils bureautiques usuels (Word, Excel, messagerie électronique), Capacité d’adaptation à des logiciels métiers spécifiques (Sicèle, Logitud, Solutove, application ANTS, COMEDEC, OMER), Connaissance du fonctionnement d'une mairie et des missions population/élections/recensement est un plus.
