Gestionnaire administratif(ve) F/H

Mission principale:

Mission principale:Le/la Gestionnaire Administratif/ve recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire auprès de la présidence.Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance.Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées...)Compétences et connaissances requises :Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des UniversitésMaîtrise des techniques de communication orale et écriteConnaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariatMaîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerieSavoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suiviL'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires.Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants :- l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF) - l’Institut Universitaire de Technologie (IUT) - l’Institut Sociétés et Humanités (ISH)                                            - l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S) Il·elle est garante de la qualité de l’accueil de la présidence.Tâches et activitées liées au poste :Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinetPréparation / organisation logistique et matérielle de réunionsPlanification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques)Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers)Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services internes et/ou externesDéfinir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externeAppui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES...) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d’agglomération...)Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communicationOrganisation d’événements portés par la présidenceParticipation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référentCollaboration avec les services adossés à la présidence (DCom + SAC + PRI), la DG et autres SC-SGSavoir évaluer et hiérarchiser des besoinsSavoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestionSavoir gérer les aléasMaîtrise de la communicationCompétences comportementales attendues:Sens de l’initiativeCapacité d’adaptationRéactivitéCapacité à gérer le stressSens relationnel, souplesseDiscrétion, réserve, sens de la confidentialitéCapacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétiqueCapacité d’anticipationSens de l'écouteSens du service publicDisponibilité Diplôme, formation ou expérience requise :Bac/ Bac + 2 Secrétariat de Direction serait un plusAnglais niveau B1Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un poste similaire La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires.Le cabinet du président de l’UPHF est une cellule stratégique rattachée directement au président de l’université, le Pr Abdelhakim Artiba. Son rôle consiste à assister le président dans ses missions de gouvernance, de pilotage stratégique et de représentation de l’établissement. Il coordonne les missions de conseillers et chargé·e·s de mission. Le cabinet est également un relais clé entre la présidence et les différentes instances de décision de l’université : le conseil d’administration, les services administratifs, les vice-présidences, etc.