Gestionnaire administratif et financier – appui logistique aux événements F/H

1. MISSION

1.     MISSIONLa personne recrutée assure le suivi administratif, budgétaire et logistique de l’IDT. Elle appuie la cheffe de service dans la gestion quotidienne du département et contribue activement à l’organisation des événements scientifiques et institutionnels de l’institut.2.    ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATIONActivités principales :1.     Gestion administrative et appui au fonctionnement du service· Assurer la gestion courante du département en soutien à la cheffe de service1.     COMPETENCES Savoirs : ·         Connaissance du fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche·         Maîtrise des règles budgétaires et comptables publiques·         Connaissance des procédures d’achat et de marchés publicsSavoir-faire : ·         Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Teams, SharePoint, etc.)·         Capacité à suivre un budget et à rendre compte des dépensesAvec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l’Université Savoie Mont Blanc (USMB), membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue recherche et professionnalisation, proximité avec ses territoires et ouverture sur le monde.Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d’ingénieurs), en formation initiale ou continue, en alternance ou à distance. Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l’Italie, l’USMB est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans le développement économique, social et culturel de son territoire.Au sein de l’Université, l’Institut des Transitions (IDT) pilote le projet transformateur SHINE, qui vise à renforcer l’impact de l’USMB sur les transitions environnementales, industrielles et sociétales. Il développe des actions interdisciplinaires de recherche, de formation et d’innovation, en lien étroit avec les partenaires académiques, institutionnels et socio-économiques.Dans ce cadre, la personne recrutée contribue au bon fonctionnement de l’institut en assurant la gestion administrative, financière · Organiser et assurer le suivi des réunions (convocations, préparation des dossiers, comptes rendus, suivi des décisions)· Mettre à jour, classer et archiver les documents internes (intranet, dossiers partagés, bases de données)· Assurer l’interface entre l’institut et les services supports de l’université (RH, finances, achats, communication etc.)· Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs et de communication interne· Assurer la gestion de la scolarité des étudiants relevant des dispositifs de l’IDT (inscriptions, saisie des notes, délivrance de certificats, etc.)2. Appui logistique et organisation d’événements· Contribuer à la planification, la préparation et la logistique des événements portés par l’institut· Gérer les réservations de salles, de matériels, de déplacements et les commandes associées· Participer à la communication logistique autour des événements· Faire le lien avec les intervenants, prestataires et partenaires internes et externes· Assurer une présence sur le terrain lors des événements pour garantir le bon déroulement logistique3.    Suivi financier et gestion des crédits de l’IDT·  Assurer et suivre l’exécution budgétaire dans les logiciels dédiés, des projets rattachés· Préparer les éléments nécessaires à l’élaboration du budget et assurer son suivi en lien avec la direction et les services financiers de l’université· Suivre la consommation des crédits grâce à des tableaux de bord financiers et contribuer au reporting annuel· Garantir la traçabilité des dépenses et veiller au respect des procédures internes et réglementaires4.    Appui à la gestion du projet SHINE·  Appuyer la manager du projet SHINE pour le suivi administratif et financier· Collecter et consolider les données nécessaires aux bilans et rapports d’activités en lien avec le service d’aide au pilotage· Participer à la coordination entre les différents partenaires internes et externes du projetActivités associées :· Contribution aux bilans d'étape, à la collecte et au suivi des indicateurs· Participer à des réunions en interne, notamment de l’équipe SHINE et de l’IDT· Participer à l’activité du service·         Sens de l’organisation, rigueur et méthode·         Excellente expression écrite et orale·         Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers simultanément·         Qualités rédactionnelles et capacité de synthèseSavoir-être : ·         Autonomie, réactivité, sens du service public·         Discrétion et respect de la confidentialité·         Bon relationnel, adaptabilité, sens du contact·         Sens de l’initiative et de l'intelligence collective ·         Capacité d’adaptationFormations et expériences professionnelles souhaitées : ·         Bac +2 minimum (BTS, DUT, licence professionnelle) dans le domaine de la gestion, de l’administration ou de la comptabilitéUne expérience dans un service universitaire ou dans la gestion de projets publics serait un atoutAvec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l’Université Savoie Mont Blanc (USMB), membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue recherche et professionnalisation, proximité avec ses territoires et ouverture sur le monde.Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d’ingénieurs), en formation initiale ou continue, en alternance ou à distance. Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l’Italie, l’USMB est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans le développement économique, social et culturel de son territoire.Au sein de l’Université, l’Institut des Transitions (IDT) pilote le projet transformateur SHINE, qui vise à renforcer l’impact de l’USMB sur les transitions environnementales, industrielles et sociétales. Il développe des actions interdisciplinaires de recherche, de formation et d’innovation, en lien étroit avec les partenaires académiques, institutionnels et socio-économiques.Dans ce cadre, la personne recrutée contribue au bon fonctionnement de l’institut en assurant la gestion administrative, financière