Coordinateur des opérations évènementielles H/F

Le coordinateur du pôle évènementiel est rattaché au Service du développement des ressources, constitué d'un pôle Privatisation, un Pôle Gestion des concessions et de l'image, et un Pôle mécénat. Placée sous la responsabilité de la chargée du pôle évènementiel, il travaille en étroite collaboration avec la chargée de privatisation, qui est cheffe de projets. Il est en charge de la partie opérationnelle des événements organisés par le musée. Les opérations du musée peuvent être de différents types : opérations de communication internes (vernissages, opérations de relations publiques) et opérations privatives (soirées et opération locatives, mécénat ou partenariat).

Le coordinateur du pôle évènementiel est rattaché au Service du développement des ressources, constitué d'un pôle Privatisation, un Pôle Gestion des concessions et de l'image, et un Pôle mécénat. Placée sous la responsabilité de la chargée du pôle évènementiel, il travaille en étroite collaboration avec la chargée de privatisation, qui est cheffe de projets. Il est en charge de la partie opérationnelle des événements organisés par le musée. Les opérations du musée peuvent être de différents types : opérations de communication internes (vernissages, opérations de relations publiques) et opérations privatives (soirées et opération locatives, mécénat ou partenariat).Le coordinateur des opérations évènementielles organise les évènements et conçoit des opérations évènementielles à forte visibilité dans le respect du cadre stratégique de l'établissement.Compétences techniquesTechnique de communication évènementielleMarché publicDroit de la communicationTechniques et procédures d'évaluation dans le domaine de la communication évènementielleSavoir-faireOrganiser et gérer des évènementsÉlaborer des cahiers des charges d'organisation d'évènementsConseiller dans le choix des actions évènementiellesCoordonner et contrôler les prestatairesEnvironnement professionnelLe Mucem se définit comme un « musée de société ». Il apporte des éclairages indispensables pour comprendre les modes et styles de vie qui traversent l’Europe et la Méditerranée du XXIème siècle. Il s’appuie sur toutes les disciplines des sciences humaines (anthropologie, histoire, archéologie, histoire de l’art et art contemporain) et mobilise la pluralité des expressions artistiques. La programmation d’expositions temporaires s’accompagne ainsi de conférences, rencontres, spectacles, concerts, et projections cinéma visant à présenter la diversité des civilisations d’Europe et de Méditerranées.En 2024, le Mucem a accueilli 1 300 000 visiteurs sur son site.Le Mucem emploie 140 agents au 31.12.2024. Les missions de commercialisation des espaces du musée Gestion des demandes entrantes (mail / téléphone)Rédaction, envoi et suivi de devisOrganisation de visites de repérage Coordination des opérations privatives en lien avec la chargée du pôle évènementiel :Suivi de la relation client de la réception de la demande jusqu’au jour J, en relation avec les équipes du Mucem (bâtiment, sécurité, publics, régie, programmation…)Production évènementielle :Participation aux réunions et repérages clients Suivi du tableau récapitulatif logistique Coordination avec des prestataires techniques et traiteurs choisis par les clientsSuivi des éléments techniques : préparation des fiches montage, contrôle des plans d’implantation, collecte des éléments techniques… Gestion des prestataires en marché avec le Mucem aux côtés de la chargée du pôle évènementiel (cahiers des charges, devis, suivi et coordination)Participation aux briefs des différents membres des équipes du MucemLes missions concernant l’exploitation-production :Coordination et régie sur site lors du montage et de l’exploitationEncadrement de la logistique en collaboration avec le régisseurMise en place de la signalétique sur siteSuivi administratif et comptable en lien avec la chargée du pôle évènementielDevis, contractualisation, facturation et suivi administratif de chaque opération : Réalisation de devis, suivi du planning d’option, relance des options, suivi commercialÉdition et suivi de la facturation (clients et prestataires du Mucem), suivi budgétaireÉdition des conventions, suivi des signatures, suivi administratifMise en place et suivi de tableaux de contrôle d’activité : factures, commandes prestataires… Reporting et bilan des activitésSuivi des supports de communication en lien avec le/la chargé/e du pôle évènementiel :Rédaction et mise à jour des fiches techniquesMise à jour de la plaquette commercialeCréation de plans et modélisation des espaces sur le logiciel Sketchup ProspectionCommunication sur l'activité du serviceSavoir êtreSens de l'initiativeAutonomieRigueurTravail en équipeSens de l'organisationRésistance au stressLe service du développement des ressources génère l'ensemble des ressources propres du Mucem en dehors de la billetterie. Il regroupe plusieurs activités telles que le mécénat, la privatisation des espaces, la gestion de l'ensemble des points de ventes du site (librairie, buvettes, restaurants) et également l'exploitation de l'image du Mucem.Il est ainsi le guichet unique du monde économique du Mucem.Liaisons hiérarchiques : Responsable du service développement des ressourcesLiaisons fonctionnelles: La chargée de privatisation, les différents départements du Mucem