CHEF DE SECTION MANAGEMENT DES FLUX D'INFORMATION F/H

La direction des territoires, de l’immobilier et de l’environnement (DTIE) a en charge les politiques du ministère dans les domaines de l’aménagement des territoires, l’immobilier, l’environnement, le développement durable ainsi que le logement. La DTIE mène des actions transversales en liaison avec l’ensemble des autres départements ministériels concernés, des états-majors, directions et services au niveau national comme dans les territoires touchant à l’immobilier, la domanialité, l’urbanisme, l’aménagement et l’économie des territoires, au logement, à la transition écologique, énergétique.
Pour répondre à ses missions, le pilotage des flux d’information qui structurent l’activité (courriers, commandes et agendas) est primordial. Le titulaire du poste assure le pilotage de l’activité des assistants de direction et des agents du courrier (1 agent de catégorie B et 6 agents de cat C).
Il est responsable du suivi et de l’exploitation des outils de pilotage et pourra proposer les réformes et innovations afin de moderniser le fonctionnement des processus. À ce titre, il assurera la conduite du changement liée à la mise en œuvre du nouvel outil dédié à la distribution du courrier, COR@IL.
Il coordonne la mise en œuvre du parcours d’intégration, la préparation de l’arrivée et l’organisation des journées nouveaux arrivants.
Le titulaire devra faire preuve d’organisation, de réactivité, de savoir prioriser, de discrétion, d’esprit de synthèse et d’analyse et d’aisance relationnelle
Organiser, coordonner et superviser le fonctionnement régulier et continu du secrétariat de direction, du secrétariat commun et du service courrier (départ et arrivée).
Coordonner la planification des agendas, des déplacements, l’organisation des réunions de la directrice et de son adjoint.
Suivre les outils de pilotage de l’activité.
Coordonner la mise en œuvre du parcours d’intégration.
Assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus.
Mettre en œuvre la politique d’archivage de la direction.
Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers réservés.
NBI : 10 points