Chargé-e de gestion administrative et d'appui au pilotage opérationnel - 265 F/H

Sous l’autorité du Directeur du Patrimoine et en lien avec la DGSA Patrimoine, Logistique, Prévention, Sécurité, vous exercez une mission d’appui au pilotage et de coordination auprès de la direction et des responsables de pôles et de service en matière de gestion administrative et financière, d’achats et de commande publique.Sur ce périmètre, vous êtes l’interlocuteur privilégié de la Direction des Achats, de la Direction des Finances et particulièrement du Pôle de Programmation Immobilière, de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles ainsi que de la Comue de Toulouse. Vous êtes attentif à la bonne articulation des missions et à une collaboration de qualité avec ces directions.Connaissances :-   Connaissance de la commande publique et notamment des marchés de travaux et de services immobiliers-   Règles budgétaires et comptables en univers public-   Connaissance de l’organisation de l’ESR et du domaine immobilier de l’Etat-   Maîtrise opérationnelle des processus de commande publique et de marchés publics-   Logiciels bureautiques (pack office) et outils WebSavoir faire technique :Rattachée au Domaine Patrimoine, Logistique, Prévention et Sécurité (PLPS), la Direction du Patrimoine est en charge de l’élaboration, de l’évaluation et de la mise en œuvre de la politique immobilière de l’établissement. Elle conduit les opérations de construction et de rénovation du patrimoine bâti et également de mise en conformité et de maintenance des bâtiments des campus de l’université, en cohérence avec le Schéma Pluriannuel de Stratégie Immobilière et le Schéma Directeur de Transition Ecologique et Sociétale de l’établissement. Sécurisation des actions de la direction Organiser et garantir le respect des circuits décisionnelsProposer et définir des procédures et des outils de nature à améliorer la gestion et à sécuriser les actes de la Direction du PatrimoineSuivre le volet assurances des biens et les procédures de déclaration des sinistresContribuer à l’analyse des coûts immobiliers, par la mise en place de processus et d’outils adaptésContribuer à la collecte des indicateurs de la directionVeiller à la bonne circulation de l’informationConventions d’occupation de locaux, en lien étroit avec la Direction des Affaires JuridiquesRédiger, réviser et mettre à jour les conventions en fonction des besoins de l'organisation (laboratoires, composantes) et des réglementations en vigueur. Maintenir une base de données à jour de toutes les conventions d'hébergement.Assurer une communication efficace entre les différentes parties prenantes (internes et externes).Organiser et animer des réunions d'information et de négociation sur les conventions d'hébergement.Proposer une vision globale des conventions en vigueur (tableaux de bord, reporting)Analyser les indicateurs de performance relatifs à la gestion des conventions Budget et finances, en lien étroit avec la Direction des FinancesÉlaborer le budget annuel et pluriannuel en coordination avec le Pôle de Programmation ImmobilièreÉvaluer et planifier les besoins financiers pour l’entretien, la maintenance, l’exploitation et les opérations de travaux. Suivre et analyser les consommations de crédits Etablir un bilan annuel mettant en perspective l’activité de la directionApporter son appui au montage de dossiers de financement de travauxNota : les engagements, les dépenses et les opérations dans l’applicatif SIFAC ainsi que les conventions financières des opérations immobilières sont gérés par la Direction des FinancesAchats et commande publique, en lien étroit avec la Direction des AchatsContribuer à la définition de la politique d’achat de la direction, dans une logique d’optimisation et-   Techniques et méthodes du travail collaboratif/coopératif-   Maîtrise de la gestion de projet-   Techniques d’élaboration de tableaux de bord et d'indicateurs, capacité à analyser des données-   Sens de la diplomatie, de la pédagogie et de la négociation-   Capacité à allier approche opérationnelle et enjeux globaux-   Sens du travail en équipe, en transversalité et en collaboration-   Sens de la relation à l’usagerSavoirs comportementaux :-   Être pédagogue, organisé et ouvert, faire preuve d’une importante capacité d’adaptation face aux différents interlocuteurs-   Fort pragmatisme-   Capacité d’anticipation et de priorisation ;-   Rigueur et fiabilité-   Excellentes qualités relationnelles, aptitude au dialogue et à l’écouteDiplômes requis : Master en gestion administrative et financière ou équivalentExpérience souhaitée :  3 à 5 ansPar sa gestion durable des campus, le soutien aux activités de formation et de recherche, la valorisation et l’optimisation du patrimoine, la maîtrise des coûts immobiliers, la Direction du Patrimoine concourt à l’efficacité et l’attractivité de l’université en lien étroit avec les composantes et les laboratoires de l’établissement.La Direction du Patrimoine est aujourd’hui composée de 28 collaborateurs qui se répartissent entre le pôle Stratégie Immobilière et Développement et le pôle Conduite d’Opérations Maîtrise d’Ouvrage, incluant le Service Maintenance et Exploitation. Afin de renforcer sa structure administrative et financière, elle se dote aujourd’hui d’un binôme d’appui au pilotage opérationnel composé d’un assistant-ingénieur et d’un technicien, qui exercera une fonction ressource transverse pour les directions du domaine PLPS.