Chargé-e d'appui - Pôle Contrôle et animation territoriale - CDD 3 ans F/H

Sous l'autorité de la cheffe de pôle et en lien direct avec l'adjointe et les chargés de mission, vous êtes en charge d'assurer la coordination administrative et logistique du pôle contrôle et animation territoriale de l'Agence du service civique.
Les missions de chargé d’appui au sein de ce pôle sont diversifiées et variées. Elles mobilisent des compétences plurielles : secrétariat administratif, préparation des courriers, suivi budgétaire, sens de la représentation, organisation logistique de séminaires gestion des agendas, appui aux chargés de mission et à la cheffe de pôle dans le cadre de la préparation des contrôles et des formations.

Sous l'autorité de la cheffe de pôle et en lien direct avec l'adjointe et les chargés de mission, vous êtes en charge d'assurer la coordination administrative et logistique du pôle contrôle et animation territoriale de l'Agence du service civique.Les missions de chargé d’appui au sein de ce pôle sont diversifiées et variées. Elles mobilisent des compétences plurielles : secrétariat administratif, préparation des courriers, suivi budgétaire, sens de la représentation, organisation logistique de séminaires gestion des agendas, appui aux chargés de mission et à la cheffe de pôle dans le cadre de la préparation des contrôles et des formations.Connaissances :- Environnement institutionnel et administratif- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de base : Excel/ Word/ PPT/ Canva/ Trello- Communication institutionnelle- Suivi de base des commandes avec le service financesSavoir-être :- Qualités relationnelles : écoute, discrétion attendue sur des sujets exposés, sens de la représentation- Réactivité et sens de l’organisation- Autonomie, capacité d’initiative et savoir rendre-compte- Capacité à travailler en équipe- Rigueur professionnelle et administrative.Créée en 2010, l’Agence du Service Civique (ASC) est un groupement d’intérêt public (GIP) placé sous la tutelle du ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative.Acteur central dans le domaine de l’engagement et de la mobilité des jeunes, l’ASC coordonne plusieurs programmes phares : le Service Civique, le Corps Européen de Solidarité (CES) et le volet Jeunesse et Sport du programme Erasmus+. L’Agence œuvre pour renforcer les synergies entre ces dispositifs, offrant ainsi aux jeunes des expériences formatrices et enrichissantes. Vous êtes plus particulièrement en charge, sur les thématiques suivantes de :Animation territoriale :- Appui à l'animation et la communication au réseau : gestion de la BAL animation territoriale afin d’assurer la relation de premier niveau avec les référents territoriaux du service civique en Directions régionales académiques à la jeunesse, à l'engagement et au sport(DRAJES) et en Services départementaux à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (SDJES) et orienter les demandes ; envoi des messages d'information au réseau et des mails mensuels de pilotage ; mise à jour de la liste des coordonnées des référents territoriaux- Suivi de la conception de la lettre au réseau et envoi (interface avec le prestataire, sélection des visuels)- Mise en ligne sur la plateforme Pléiade des actualités au réseau- Participation à la préparation logistique des séminaires- Suivi des sessions de formation : inscriptions, logistique- Suivi des demandes de supports de communication- Suivi des inscriptions et des espaces forum du MOOCMission contrôle :- Appui à l’adjointe du pôle sur le suivi des contrôles- Appui aux chargés de mission sur la préparation des contrôles.- Mise en forme des courriers et suivi des parapheurs, mise à jour des versements sur la plateforme de suivi des agréments des organismes- Aide à la préparation des contrôles en lien avec les chargés de missionCoordination administrative :- Gestion du budget du pôle- Suivi des courriers- Archivage- Gestion de l’agenda du pôle (dialogue de gestion, réunions)- Gestion des états de frais des agents du pôle- A moyen terme, réorganisation de l’arborescence du réseau partagé du pôle dans une démarche collaborative avec l’ensemble des agents du pôleGestion transversale :- Gestion des déplacements et des états de frais des agents du pôle développement et ingénierie- Instruction de l'éligibilité des demandes de jeunes étrangers qui veulent faire un service civique. Cette tâche est répartie avec d'autres agents de l'Agence en fonction des pics d'activité des services concernés sur l'année.Savoir-faire :- Accueillir et orienter des demandes***- Gestion de planning et de déplacements***- Conception et gestion de tableaux de bord- Préparation de fonds de dossiers- Capacités rédactionnelles et éditoriales***Partenaires institutionnels : ensemble des DRAJES et SDJES ; services des préfectures, direction de la Jeunesse et des Sports, autres directions d’administration, services territoriaux du ministère, organismes d’accueil, prestataires.Formations prévues dans le cadre de l'adaptation au poste de travail : formation aux outils informatiques spécifiques de l'Agence.Formation prévue avec le Réseau numérique du service public de formation (RNSPF) sur l'espace Moodle, support du MOOCExpérience professionnelle : expérience professionnelle souhaitée sur des missions similaires.Durée d’affectation souhaitée sur le poste : 3 ansLe Service Civique permet aux jeunes de 16 à 25 ans (jusqu’à 30 ans pour les personnes en situation de handicap) de s’engager dans des missions d’intérêt général, que ce soit en France ou à l’étranger, contribuant à la cohésion sociale et à une société fondée sur l’engagement.Le Corps Européen de Solidarité donne aux jeunes de 18 à 30 ans l’opportunité de participer à des projets solidaires à travers l’Europe, renforçant ainsi la solidarité et la coopération entre les pays membres de l’Union européenne.Le programme Erasmus+ Jeunesse & Sport encourage la mobilité et les échanges entre jeunes, favorise le partage des connaissances entre les acteurs de la jeunesse et sensibilise à l’engagement démocratique, tout en soutenant les débats et échanges d’idées.Présidée depuis décembre 2022 par Nadia BELLAOUI et dirigée par Grégory CAZALET depuis octobre 2022, l’Agence emploie 126 agents dont les missions contribuent à la mise en œuvre des programmes et politiques de jeunesse. Les agents des pôles métier sont majoritairement des chargé.es de mission qui travaillent sur une grande variété de projets, réunissant ainsi une pluralité d’expertises et de parcours au service de la jeunesse et de l’engagement en France, en Europe et à l’international. Avec ses 16 pôles et services, alliant pôles métier et fonctions support, l’Agence propose une variété de missions et favorise la mobilité interne, permettant à chacune et chacun de saisir des opportunités de développement professionnel.Le pôle Contrôle et animation territoriale a en charge l’animation ,la formation et l'accompagnement des référents service civique dans les services déconcentrés de l’Etat (régions et départements). Il est leur interlocuteur direct et privilégié sur tous les sujets relevant du développement du service civique et de l’accompagnement des volontaires. A ce titre, c’est un pôle qui travaille en direct avec les autres pôles de l’Agence et le réseau territorial.Il assure aussi la mission de contrôle de la bonne mise en oeuvre du service civique en élaborant une programmation annuelle, déclinée sur les agréments nationaux et locaux et qui prend la forme d’un contrôle des organismes sur site. L’ensemble de ces contrôles nécessite une centralisation et un suivi constant.Au sein du pôle CAT :Une cheffe de pôleUne adjointe5 chargés de mission