Chargé d’accueil et d’administration RH F/H

Pour permettre un service public de qualité, ce sont plus de 1 000 agents qui sont déployés chaque jour au sein des différents espaces et structures de la ville (école, parc, voirie, crèche, médiathèque, conservatoire, théâtre-cinéma, CCAS, etc.). Comme chaque parcours est unique, un accompagnement spécifique est dispensé par les agents de la Direction des Ressources Humaines. Vous souhaitez participer à l'information et à l'orientation des agents ? Cette offre peut vous intéresser ! Nous recherchons activement un chargé d'accueil et d'administration RH.

Sous l’autorité de la directrice adjointe des ressources humaines, vous avez en charge l’accueil physique et téléphonique du public (agents, responsables de service, stagiaires d’école, etc.). Vous assurez l’assistance administrative ponctuelle du directeur adjoint des ressources humaines ainsi que la gestion de certains dossiers spécifiques. Positionné en binôme, vous êtes polyvalent et travaillez en étroite collaboration avec le second chargé d’accueil et d’administration RH.

Vos journées sont rythmées par différentes activités telles que :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique : informer et orienter le public (responsables de service, agents de la ville, etc.)
• Réceptionner, traiter, et distribuer le courrier
• Classer et archiver
• Saisir et mettre en forme des travaux bureautiques en appui à la Directrice adjointe des ressources humaines et, le cas échéant après sa validation, apporter une aide ponctuelle à l’ensemble du service
• Etablir les formulaires de prise en charge AT (accident de trajet) pendant l’absence des agents du pôle santé
• Mettre à jour certains formulaires de renseignements RH
• Assurer la gestion des stages d’études (non gratifiés) et établir des conventions en lien avec les écoles
• Instruire les dossiers de congés bonifiés
• Instruire les dossiers de médailles du travail (secteur public)
• Vérifier les dossiers de demandes de remboursement de frais de déplacement (mission, formation)
• Suivre le stock des fournitures administratives et en assurer les commandes
• Etablir les bons de commande et les rapprochements comptables dans Ciril Finances, en lien avec les dossiers gérés

Particularité du poste :
Horaires : de 8h30 à 12h30 puis 13h30 à 17h

Connaissances approfondies des statuts de la fonction publique et des règlements intérieurs
Bonne connaissance de la collectivité et du fonctionnement des services
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Messagerie Outlook, logiciel courrier Elise, logiciels Ciril RH et Finances) et des techniques du secrétariat
Maîtrise des différentes formes de rédaction administrative (courrier, notes, compte-rendu) et des techniques de classement
Qualité rédactionnelle et maitrise de l’orthographe
Faire preuve d’organisation et de méthode
Identifier les urgences et importance des sujets et dossiers
Faire preuve d’adaptabilité

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Transmettez dès à présent votre candidature.