Assistante- secrétaire H/F HCEFP

Le/La secrétaire-assistant(e) est responsable de l’organisation quotidienne du travail de l’équipe et contribue au bon déroulement des activités de la structure en assurant notamment les fonctions suivantes :-        assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ;-        assurer le lien avec les autres secrétariats de la structure et avec les secrétariats des cabinets ministériels ;Le haut-commissaire à l'enseignement et à la formation professionnels apporte son concours à la définition et à la mise en œuvre des politiques conduites en matière d'enseignement professionnel et de formation professionnelle des jeunes et des adultes. A cette fin, il a pour missions : - De proposer des orientations en matière d'enseignement professionnel et de formation professionnelle initiale et continue relevant du ministre chargé de l'éducation nationale - De conduire un dialogue avec les conseils régionaux, les partenaires sociaux et l'ensemble des acteurs nécessaires à la réalisation de ses missions, dans le respect de leurs compétences, sur ces orientations et les modalités d'intervention de l'Etat ; - De coordonner au niveau interministériel les travaux relatifs à l'enseignement et la formation professionnels ainsi qu'à l'insertion des jeunes dans l'emploi à l'issue de leur parcours de formation au sein de l'enseignement professionnel ; - D'assurer le suivi de la mise en œuvre des politiques de l'enseignement et de la formation professionnels. -        réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers et suivre leur expédition, suivre la circulation des parapheurs via l’application ELISE ; suivre les productions des textes réglémentaires via REPONSES-        gérer les messageries fonctionnelles de la structure (rédaction des accusés de réception, diffusion des messages aux collègues compétents, transmission des réponses) ;-        gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel ou en distanciel (audio/visio) ;-        préparer les dossiers pour les réunions des responsables de l’équipe ;-        saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et assurer leur diffusion ; mettre en œuvre la communication interne et participer à l’organisation des séminaires ;-        prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels de la structure ; gérer les fournitures et les commandes ;-        assurer la gestion des plannings des congés prévisionnels, des missions via CHORUS DT, de l’installation des nouveaux collègues ;-        organiser l’archivage papier et numérique pour l’ensemble de l’équipe et dans le respect des règles en vigueur ;-        assurer la veille documentaire ;-        élaborer des tableaux de suivi de l’activité.Au-delà des activités de secrétariat, le/la secrétaire-assisant(e) pourra se voir confier l’étude et la gestion de certains dossiers en lien avec l’activité de la structure. Il/Elle devra gérer les pics d’activité ainsi que les urgencesDes formations à la prise de fonction et un accompagnement individuel sont proposés.Equipe dynamique composée de 6 personnes : le haut-commissaire, une directrice de cabinet, une cheffe de cabinet et 3 conseillers.