ASSISTANT(E) DE DEPARTEMENT VITALITE REUSSITE EDUCATIVE H/F

Notre collectivité est placée sous le signe du vivre-ensemble, du dialogue et du travail collectif. Attachés aux valeurs de fraternité, de liberté et de tolérance, c'est une ville où chacun a sa place et un rôle à jouer. Nous recherchons des collaborateurs désireux de faire d’Arras une ville attractive, rayonnante et entreprenante. Car, nous en sommes convaincus, nous sommes tous acteurs de notre ville !

Rejoindre Arras, c'est faire le choix d'une ville solidaire et humaine !

1-     Assistanat

·        Contribution au bon fonctionnement de la gouvernance locale :

-       Collaborer étroitement et faire le lien avec les assistantes de direction du Département

-       Assurer les liaisons avec le Cabinet du Maire, les élus et leurs assistants, le Directeur Général Adjoint/le Directeur Général des services et leurs assistants, les Directeurs de département, les directeurs et leurs assistants, les chefs de service et les chargés de mission

-       Contribuer à la préparation du Conseil Municipal, du Bureau Municipal,

-       Organiser la préparation des points spécifiques avec Monsieur le Maire

-       Garantir au sein du département le respect des procédures relatives à l’accueil et au courrier et notamment à l’harmonisation de la présentation des documents en veillant à l’application de la charte graphique

-       Suivre les démarches du projet de ville

-       Veiller au respect des procédures du département et des Notes d’Information Générale et en suivre la diffusion

-       Organiser les réunions du directeur de département, parfois de directeurs, élaborer les fonds de dossiers et rédiger les comptes rendus

-       Participer à l’organisation logistique des séminaires du département

·        Gestion administrative du département :

-       Organiser l’agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités du Directeur de Département

-       Organiser les déplacements du Directeur de Département

-       Assurer la gestion de l’agenda général et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires

-       Rappeler les informations importantes, les instructions et transmettre les messages

-       Intégrer les priorités du département dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)

-       Assurer la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates, de salles, convocation, prestations…)

-       Organiser et planifier les réunions internes

-       Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des comités opérationnels, et en assurer leur diffusion

-       Organiser et planifier les commissions, en rédiger les ordres du jour et les procès-verbaux, centraliser et harmoniser les présentations, et en assurer leur diffusion en respectant les délais des assemblées

-       Assurer la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers stratégiques

-       Préparer en amont l’ensemble des dossiers d’évaluation

-       Participer au suivi de l'activité : centraliser les rapports et bilans d'activité, élaborer et suivre des tableaux de bord

-       Gestion des réservations de salles via le logiciel PLANITECH

2-     Secrétariat

-       A partir d’informations écrites ou orales, rédiger des courriers et des notes d’informations/d’intention

-       Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas, etc.

-       Assurer la gestion et le suivi des courriers pilotés Elise

-       Assurer le traitement et la circulation des parapheurs, courriers, notes dans les délais impartis

-       Tenir à jour le classement de la Directeur de Département, la mise à jour de bases de données et de fichiers

-       Solliciter et organiser l’aide, en cas de nécessité lors des surcroîts d’activité, en s’appuyant en outre sur les autres agents administratifs du département.

3-     Accueil / Communication

-       Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

-       Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s’assurant de relayer la demande à la personne en capacité de les fournir

-       Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence

-       Assurer la circulation de l’information entre le Département et les différents services de la collectivité

·        De formation bureautique/secrétariat

·        Première expérience obligatoire

·        Bonnes qualités relationnelles