Assistante / Assistant de direction - Gestionnaire administrative administratif SDS F/H

En qualité d’assistant(e) de direction, vous occupez une fonction essentielle au bon fonctionnement du service de défense et de sécurité. Vous assurez l’instruction, le suivi et la réalisation de dossiers relevant de domaines variés et contribuant à l’activité générale du service. Vous pouvez également être mobilisé(e) en appui des autres structures du service, en fonction des besoins.

En qualité d’assistant(e) de direction, vous occupez une fonction essentielle au bon fonctionnement du service de défense et de sécurité. Vous assurez l’instruction, le suivi et la réalisation de dossiers relevant de domaines variés et contribuant à l’activité générale du service. Vous pouvez également être mobilisé(e) en appui des autres structures du service, en fonction des besoins.Vos activités quotidiennes sont variées :- Vous assurez l’accueil téléphonique, orientez les interlocuteurs, organisez les réunions et gérez l’agenda du chef de service. Vous prenez en charge la gestion du courrier, des archives, ainsi que la préparation des dossiers nécessaires à la tenue des réunions. Vous veillez également à la mise à jour des annuaires utiles au fonctionnement du service.Si vous êtes à la recherche d’un poste polyvalent, si vous aimez jongler entre plusieurs activités au cours d’une même journée et si vous aimez travailler en collaboration avec des équipes, ce poste est fait pour vous !Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique et rigoureux(se), capable de s’adapter rapidement aux priorités et aux urgences dans un environnement où chacun contribue à l’avancement des sujets.Pour mener à bien vos missions, vous avez une grande capacité à savoir communiquer de manière hiérarchique ou transversale.Chaque ministère dispose d'un haut fonctionnaire de défense et de sécurité (HFDS). Pour les ministères chargés de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’espace, des sports, de la jeunesse et de la vie associative, le HFDS a pour missions de mettre en œuvre ses compétences en matière de défense et de sécurité : veille, alerte, prévention de crise, réponse aux situations d’urgence, protection des personnes et des biens, protection du potentiel scientifique et technique, cybersécurité et respect des valeurs de la République. Pour l’assister dans ses missions, le HFDS dispose d’un haut fonctionnaire adjoint, chef du service de défense et de sécurité (SDS). - Vous assurez le suivi rigoureux des opérations logistiques : approvisionnement en fournitures, organisation des déplacements, et le suivi rigoureux du budget de fonctionnement du service.- Vous mettez en forme des documents (notes, tableaux, synthèses) à destination de la direction ou du cabinet, en compilant avec précision les éléments nécessaires et en respectant les échéances assignées.- Vous instruisez les demandes d’autorisation de captation de données dans les zones d’interdiction de captation aérienne de données (ZICAD).- Vous assurez l’instruction et le suivi des dossiers relatifs aux personnels non permanents et aux collaborateurs extérieurs du service, ainsi que le suivi des recrutements et des emplois.Votre maîtrise des outils numériques permet :- d’aider à la réalisation de tableaux de suivi et de synthèse par l’exploitation des données afin d’aider à la prise de décision- de proposer des actions de transformation numérique (par exemple, la gestion du courrier, l’archivage numérique ou l’automatisation de procédures)Enfin, vous apportez votre aide ponctuelle à la tenue d’événements annuels, comme les séminaires internes, des colloques ou des séminaires externes (ce qui nécessite parfois des déplacements hors de l’Île-de-France).Vos principaux interlocuteurs :- l’ensemble des agents et des encadrants du service ;- les secrétariats des cabinets, les secrétariats des autres directions de l’administration centrale, ainsi que les agents des services budgétaires et logistiques de l’administration centrale ;- les opérateurs et représentants du système éducatif, de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’espace, ainsi que celui des sports, de la jeunesse et de la vie associative.Pourquoi nous rejoindre ?- Des missions riches et diversifiées- Une mission dynamique tournée vers la sécurité et la défense- La possibilité d’être force de proposition et de contribuer aux évolutions des pratiques ou des procéduresVos atouts :-  Organisation et esprit de synthèse-  Sens du relationnel, capacité d’écoute et bienveillance-  Haute confidentialité et extrême discrétion-  Aptitude à rendre compte et à travailler en équipe-  Facilité à gérer plusieurs sujets simultanément-  Bonne maîtrise des outils bureautique (suite Office, outil de visio-conférence)-  Capacité d’initiative pour organiser un agenda complexe et souvent mouvant-  Avoir une appétence à la production de tableaux de bordSi vous vous reconnaissez dans ce profil, rejoignez-nous !Le service de défense et de sécurité a un rôle stratégique au cœur des ministères chargés de l’éducation nationale, de la jeunesse, des sports, de la vie associative, de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’espace. Il coordonne et met en œuvre l’ensemble des actions relatives à la prévention des crises, à la protection. En lien étroit avec les services de l’administration centrale, les services déconcentrés, les opérateurs et le secrétariat général de la défense et de la sécurité nationale, le service contribue à la défense des valeurs de la république dans les milieux éducatifs, sportifs et associatifs, et participe à la mise en œuvre des politiques de sécurité numérique. Il comprend notamment la mission pour la sécurité numérique, la sous-direction de la protection de la recherche et des activités critiques, la sous-direction de la sécurité et des valeurs de la République et le bureau des ressources humaines et des affaires générales.