ASSISTANT OU ASSISTANTE DE DIRECTION - DGESIP F/H

Vous avez le sens de l’organisation ?

Vous avez le sens de l’organisation ?Vous aimez la polyvalence ?Vous disposez d’un bon relationnel ?Alors, rejoignez nos équipes en devenant le proche collaborateur ou la proche collaboratrice de deux responsables et assistez-les dans l’organisation quotidienne de leur travail.Vous aurez à-          Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et apporter les réponses de premier niveau, filtrer les appels et les rediriger vers le bon interlocuteurSavoirs :-       Connaissance des établissements d’enseignement supérieur-          Technique de l’assistanat de direction-          Bonne maîtrise des outils numériquesSavoir-faire :-          Disposer de qualités rédactionnelles et de communication-          Apporter une réponse personnalisée-          Réaliser des synthèses-          Rédiger et mettre en forme les documentsLa Direction générale de l’enseignement supérieur et de l’insertion professionnelle du Ministère chargé de l’enseignement supérieur et de la recherche (DGESIP) élabore et met en œuvre la politique relative à l’ensemble des formations supérieures, initiales et tout au long de la vie. Elle est en charge de la qualité des formations d’enseignement supérieur, du bien-être et de la réussite des étudiants, missions, à fort enjeu sociétal qui nécessitent un accompagnement de chaque université et école publique au plus près de leur stratégie particulière. -          Organiser les plannings et les agendas, suivre les échéances-          Planifier les rendez-vous, les déplacements-          Organiser, préparer et assurer le suivi des rendez-vous, réunions (invitations, logistique, préparation des dossiers pour les intervenants, pour le responsable en collectant et en analysant des données et des informations, rédaction de comptes rendus …)-          Assurer un soutien logistique (réservation des locaux, matériels, fournitures, préparation des visioconférences) des structures-          Participer à l’organisation de manifestations (conférences, séminaires …-          Gérer le courrier des structures via l’outil ELISE-          Gérer les parapheurs et leur circuit de diffusion-          Alimenter les tableaux de bord d’activité-          Classer, archiver les dossiers au format papier ou numériqueEnfin, vous serez amené.e à travailler avec les autres assistants de direction.-          Évaluer et hiérarchiser des besoinsSavoir-être :-       Excellent relationnel, qualité d’écoute-       Agilité-       Sens de l’organisation, rigueur, réactivité-       Capacité à travailler en équipe et à partager l’information-       Capacité d’adaptation et sens des initiatives-       Sens de la confidentialitéNiveau d’études attendu : BAC / BTSTypes de diplômes cible : Support à l’action managérialeLa mission s’exercera au sein du Service de la coordination des stratégies de l’enseignement supérieur et de la recherche qui assure la coordination de la stratégie en matière de recherche et d'innovation et en matière d’enseignement supérieur.Elle s’exercera également au sein du le Pôle de coordination des affaires générales (PCAG) qui vient en appui de la politique de management de la direction et de ses services et coordonne les activités transverses et les fonctions supports (Ressources humaines, finances, logistique, courrier, management des connaissances).