Assistant-gestionnaire auprès du service du spectacle vivant site de Lyon F/H

Au sein du pôle Arts et Territoires, le service du spectacle vivant, sur le site de Lyon est composé de 7 agents dont 4 conseillers sectoriels : conseillers danse et arts du cirque, conseiller théâtre et arts de la rue, conseiller musique. Les 7 agents travaillent en lien régulier avec leurs homologues sur le site de Clermont-Ferrand.L’agent sera chargé des missions suivantes : 1- L’assistance des 4 conseillers et du service :- assurer l’accueil physique et téléphonique des usages (artistes, compagnies, associations, acteurs culturels) informations, orientations et conseil de premier niveau ;Compétences techniques :- maîtrise des outils bureautiques et informatiques- capacités d’accueil et de renseignements du public- maîtrise des procédures administratives- connaissance du milieu professionnel du spectacle vivantSavoir-faire :- aisance rédactionnelle et orale,- prioriser les demandes- maîtriser les délais- savoir anticiper- comprendre et savoir appliquer une réglementation savoir rendre compte- gérer les sollicitations et les urgencesSavoir-être : - gérer les boite mail génériques : apporter des réponses et/ou orienter :- gérer les agendas (prise de rendez-vous, organisation de réunion), les déplacements mission via les logiciels spécifiques de la DRAC : GIR, Outlook et Chorus DT ;- traiter le courrier : réception, transmission, projet de rédaction, mise en forme, enregistrement (entrées et sorties), relecture, mise à la signature et suivi des parapheurs. 2- La gestion administrative du secteur :Pour le service du spectacle vivant site e Lyon :a) dossiers de subvention :- accompagnement les artistes dan le montage de leur dossier de demande de subvention, réception et classement des demandes, évaluation, pré-instruction et suivi des demandes de subventions des compagnies (environ 400 dossiers par an) ;- préparation administrative, instruction budgétaire, participation à l’instruction financière des dossiers des compagnies (aide aux projets) :- assurer l’organisation des commissions des aides déconcentrés et autres dispositifs de soutien et des pré-commissions qui en découlent : organisation logistique, préparation des documents, rédaction de compte-rendu etc ;- rédaction des actes administratifs : arrêtés, conventions financières ou administratives, accusés réception, courriers de notification ou de refus etc.b) suivi administratif :- rédaction de courriers et comptes rendus, entretien, bilan d’actions ;- classer et archiver les dossiers (physiques et numériques) ;- renseigner les bases de données du spectacle vivant rechercher des renseignements, mettre à jour des documents de suivi de l’activité du service.Au sein du pôle Arts et Territoires, l’agent pourra ponctuellement être mobilisé sur d’autres missions en fonction des besoins.- qualité d’écoute- rigueur- sens de l’analyse et esprit de synthèse- sens des responsabilités- autonomie- adaptation- sens du service public- sens du relationnel et du travail en équipe