Assistant en gestion administrative H/F

Au sein de la DAJI, le poste d'assistant en gestion administrative est rattaché au directeur et les missions sont exercées en interface avec les deux pôles de la direction, ce qui donne une vision transversale et variée des activités de l'université.

Au sein de la DAJI, le poste d'assistant en gestion administrative est rattaché au directeur et les missions sont exercées en interface avec les deux pôles de la direction, ce qui donne une vision transversale et variée des activités de l'université.Le poste offre la possibilité de travailler avec un large réseau d'interlocuteurs de l'établissement tels que la gouvernance, les responsables de composantes, les directions administratives des composantes et directions métiers.Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac+2Connaissance du fonctionnement d'une université, établissement public ou collectivité territoriale.Expérience de la gestion en gestion administrative, de processus électoraux et de gestion de contrats.Une formation en droit public serait un plus.ConnaissancesObjectifs et projets de l'établissementTechniques de managementGestion des groupes et des conflitsOrganisation de l'enseignement supérieurDroit publicDroit des contratsEnvironnement et réseaux professionnelsMéthodologie de conduite de projetTechniques d'élaboration de documentsConnaissances budgétaires généralesFinances publiquesTechniques de communicationConnaissance générale des ressources humainesLangue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues) Au regard de la nature des missions, le télétravail est possible dans le cadre prévu par l'université.Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrativeTravailler en interface avec la direction et les pôles de la DAJIActivités principales :Appui aux missionsAssurer la coordination et/ou la réalisation d’activités administratives de la DAJIÉlaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieuxParticiper à et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaireProposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure et coordonner la gestion des procédures et outilsCoordonner et participer à la rédaction et à la mise à jour des outils numériques et des pages internet et intranet de la DAJIApporter un appui à la préparation et à la mise en œuvre des actions de diffusion de culture juridiqueAssurer la fonction de référent de l’application de gestion d’activité   Instruction des conventionsAssurer le contrôle de premier niveau des conventions instruites par la DAJI (contrôle de conformité des projets de conventions aux modèles, critères et processus institutionnels)Organisation des électionsAssurer la préparation, la logistique et la mise en œuvre des opérations électorales (notamment gérer le calendrier ; réceptionner et contrôler les pièces relatives aux différentes étapes des processus électoraux (inscriptions et rectifications sur les listes électorales ; candidatures ; procurations…)Élaborer, préparer et contrôler les actes et arrêtés relatifs à l’organisation des élections et prévenir le contentieuxAssurer le secrétariat du comité électoral consultatifAssurer le suivi des mandats électifsDélégations de signaturesProduire les délégations de signatures et en assurer le suiviMarché des assurancesApporter un appui à préparation et à la mise en œuvre du marchéAssurer la gestion des saisines et le suivi des dossiers de déclarations de sinistresMettre à jour des bases de données et des indicateurs relatifs à l’activité du serviceAssurer la circulation de l’information, communiquer avec les services internes et externesInformer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structureSuivre l'évolution de la réglementation sur l’ensemble du domaine de gestionCompétences opérationnellesRéaliser des synthèsesRédiger des rapports ou des documentsCréer les conditions favorables à un entretienConduire des entretiensDéléguer et évaluerEncadrer / Animer une équipePrévenir et gérer les conflits ou situations sensiblesÉlaborer des éléments de langageConcevoir des tableaux de bordCompétences comportementalesRigueur / FiabilitéRéactivitéSens relationnel