Assistant-e en ingénierie des formations ouvertes en alternance F/H

Missions

MissionsL’assistant-e en ingénierie de formation assure le suivi administratif et financier des actions de formations en alternance. Il-elle contribue au placement en entreprise et assure la contractualisation avec les employeurs. Il-elle est l’interlocuteur des stagiaires, des entreprises et des financeurs, mais également des référents et tuteurs alternance. Son action vient en appui au développement des formations en alternance.Activités principalesConnaissancesConnaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieurConnaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et plus particulièrement de l’alternanceConnaissance des fondamentaux en gestion financièreConnaissance du marché de l’emploi et de la formation continueCompétences opérationnellesAvoir des compétences de conseils, d’accueil et de commercialisationAvoir des compétences en matière de gestion financièreMaîtriser les outils de gestion et de bureautiqueMaîtriser les techniques de recherche et de traitement de l’informationAnalyser des données et informations dans le cadre d’une problématiqueMettre en œuvre des procédures et conduire des actions relevant d’une démarche QualitéMaîtriser la communication orale et écriteL’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.Quelques chiffres :- 23 935 étudiants,- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Économie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique Accompagner les candidats et les employeursConseiller les candidats sur les dispositifs d’alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation) et l’offre de formation en alternanceIndividualiser la documentation type des formations en alternanceParticiper à des salons, journées portes ouvertes, intervenir auprès des promotions à la rentréeAssurer le suivi administratif et financier des dossiers des alternantsPréparer les documents pour les prises en charge financière des formations en alternanceCréer et/ou gérer les alternants dans les logiciels de l’universitéÉtablir les conventions, contrats et avenantsVérifier les feuilles d’émargement des alternants avant de les transmettre aux employeursVérifier le respect des calendriers, procéder à d’éventuelles modifications et en informer les contractantsFacturer les financeurs, suivre les encaissements et les impayésGérer les dossiers des alternants en lien avec les partenairesContribuer à la démarche qualitéMettre en œuvre et actualiser les procédures et tableaux de suiviVérifier/qualifier les données des logiciels de gestionAssurer une veille juridique et réglementaire sur l’alternanceCompétences transversales / Savoir êtreSens du service publicCapacité d’organisation et rigueurQualité rédactionnelleSens relationnel et aptitudes à la négociationGoût pour le travail en équipeCapacités d'anticipation, d'adaptation et de décisionSens de la confidentialitéEsprit d’initiative et autonomieDisponibilité et écoute- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.L’université de Paris 8 est membre de la COMUE Paris lumière avec l’université de Nanterre et fait partie du Campus Condorcet.Le projet UPL-Accélérations, déposé auprès de l’ANR et retenu par un juryinternational, a pour objectif de renforcer les offres de formation continue et de formation en apprentissage de l’Université Paris Nanterre, établissementcoordinateur et de l’Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis, établissementpartenaire du projet.Les deux universités doivent renouveler leurs accréditations de diplômes nationaux en 2026. Elles comptent, sous l’impulsion de ce projet, profiter de cette échéance pour préparer en phase 1 (2024-2026), puis développeren phase 2 (2027-2030), de nouvelles offres de formations professionnalisantes.Les universités publiques françaises étant trop peu présentes sur le terrain de la formation tout au long de la vie, les encouragements nationaux et internationaux invitent à renforcer ces activités. Le projet UPL-Accélérations s’inscrit ainsi parfaitement dans cette dynamique.