ASSISTANT-E EN CHARGE DES DOSSIERS LIÉS À L'ENSEIGNEMENT ET AUX ENSEIGNANTS F/H

Missions principales :·       Assurer la coordination des activités liées à l’enseignement et aux intervenants pédagogiques de l’IFSA·       Gérer les dossiers des chargés d’enseignements vacataires (environ 180 à 200 dossiers)Gestion totale des dossiers de chargés d’enseignements vacataires en collaboration avec la DRH·         Collecter auprès des responsables de formation la liste des chargés d’enseignement vacataires devant intervenir durant l’année universitairePersonne avec une expérience dans le domaine du secrétariat pédagogique et notamment de l'ESR.Savoir• Connaître l’organisation du système éducatif et de l’ESR• Connaître les bases du Droit administratif• Connaître les statuts des intervenants de/hors UGESavoir faire•     Connaissance des applications VSF, APOGEE et ADE et les logiciels de bureautique•     Savoir hiérarchiser les informations & s’organiserL'Université Gustave Eiffel, modèle innovant d’université rassemblant le triptyque université, écoles et organisme de recherche, dispose de plusieurs campus de formation et de recherche implantés sur le territoire national.L’établissement compte plus de 15000 étudiants et plus de 3000 personnels enseignant (e)s-chercheur(e)s, chercheur(e)s et personnels d’appui au sein de 33 laboratoires, 15 composantes de formation ainsi qu’au sein de services support et de soutien. ·         Collecter auprès des vacataires les documents nécessaires au montage des dossiers·         Vérifier si les dossiers sont en conformité avec la législation·         Validation des dossiers conformes pour transmission à la DRH·         Après pré saisie du contrat dans VSF par la DRH, contacter si besoin les chargés d’enseignements vacataires si les dossiers sont incomplets·         Après retour du contrat validé par la DRH et des feuilles ESF : saisie du prévisionnel et du réalisé dans le logiciel VSF·         Contacter les responsables de mention et de formation et le directeur/-trice de l’IFSA pour validation des enseignements des vacataires dans VSF·         Mettre en place les outils nécessaires (tableaux de bord) pour le suivi des dossiers de vacationCentralisation des informations·         Compléter les tableaux de bord et de suivi émanant de la VP-FIP (annuaire des formations, conseils de perfectionnement, eCandidat, Mon Master…)·         Compléter les tableaux de bord et de suivi émanant des autres services (suivi des assiduités des boursiers, CEF, etc.)Référent·e pour les applications métiers·         Référente pour la procédure Centre études en France : Mettre à jour l’application avant les phases d’inscriptions ; répartir les dossiers / formation ; s’assurer des retours des responsables de formation dans un calendrier contraint·         Référent·e Apogée / Pégase·         Référent·e eCandidat / Mon MasterRéférent·e pour la JPO·         Etre l’interface entre le service organisateur et l’Institut·         MAJ Brochures via l’application « Phénix »·         Centraliser les besoins des responsables de formations en vue de la JPO•     Maîtriser l’expression écrite et orale et les techniques d’accueil•     Avoir le sens de l’organisation et méthode : savoir s’organiserSavoir être• Avoir un sens profond du contact, des relations humaines et de l’écoute,• Savoir s’adapter• Faire preuve d’une grande autonomie mais aussi sens du travail en équipe• Faire preuve de disponibilité et de bonne volontéL’université œuvre dans de nombreux domaines de recherche et représente à elle seule un quart de la recherche française sur les villes de demain. Elle regroupe des compétences pluridisciplinaires pour conduire des recherches de qualité au service de la société, proposer des formations adaptées au monde socio-économique et accompagner les politiques publiques.L’Université Gustave Eiffel est également la première université française en apprentissage et forme jeunes, salariés, ou citoyens à tous les niveaux ; apporte des éclairages scientifiques à l’ensemble de la société et vise à contribuer in fine à l’élévation du niveau de qualification de tous.Visionner le film de présentation : https://www.youtube.com/watch?v=8uVHEAaj75A