Assistant·e du Doyen, des assesseurs et du Directeur du Campus F/H

Missions principales-Assurer le secrétariat et l’assistance administrative, technique et logistique du.de la doyen.ne, des vice-doyen.ne.s, du.de la Directeur.rice des Services d'Appui et du.de la Directeur.rice Adjoint.e des Services d'Appui de la Faculté- Participer à la mise en œuvre de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils, conseils restreints, commissions...)- Participer aux opérations électorales de la composante (Conseils, Commissions, Instances, Départements...)Compétences requisesConnaissances générales :-Retranscription-Saisie de note de réunion -Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externesCompétences techniques et organisationnelles :-Rechercher l'information, la vérifier et la classer -Informer et rendre compte Praticien confirmé-Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique -Planifier son activité -Travailler en équipe -Utiliser les techniques de classement et d'archivage -Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes -Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée -Rédiger des écrits d'information et d'aide à la décision (notes, rapports, synthèse)- Maitrise de l'environnement technologique spécifique : prise en main des applicatifs spécifiques liés à la publication des actes réglementaires : LégiUlille, application instance...- Maitrise de la communication des décisions, délibérations des instances. - Mettre en oeuvre les missions relevant du bureau des affaires institutionnelles : accords, conventions, ...17 Conseils Pléniers et 19 conseils Restreints sur l'année universitaire 2023-20248 élections34 délibérationsActivités principales et associéesTraiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformitéAccueillir et informer les personnels et les usagers de la structure =Gérer les plannings et les agendas de l'équipe de Direction, et des réunions des instancesGérer le courrier, la messagerie Appliquer des procédures de gestion Gérer des bases de données, mettre à jour des indicateursParticiper à la rédaction d'actes juridiques et de courriers Suivre les différentes phases de procédures administratives et d'instruction des dossiers Assurer le suivi des décisions et leur exécutionParticiper à la veille juridiqueÉlaborer des fiches de procédures Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externesGérer les aspects logistiques Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Organiser le classement d'un fonds documentaire Procéder à l'archivage des pièces administratives Contribuer à la réalisation de tableaux de bordpréparer les séances du Conseil et des commissions facultaires (convocation des élus, listes d'émargement, documents préparatoires)établir les relevés de décision, compte-rendu des conseils, relevés de décision des commissions formation et rechercheParticipation aux processus électorauxQualités relationnelles et comportementales :Confidentialité Capacités d'écoute et de dialogue Savoir s'adapter à son interlocuteurEtre réactif Savoir gérer les priorités / travailler en anticipation Etre respectueux des règles Rigueur Force de propositionDomaines de formation et expériences souhaitablesFormation Administrative et Juridique