Assistant.e du Cabinet de la Présidence F/H

Il/elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat administratif, technique et logistique. Il/elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président.Il/elle assure un appui administratif pour les quatre Vice-présidents centraux et pour la Directrice de Cabinet.Ses activités sont articulées avec celle du secrétariat du Directeur Général des Services.Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.- Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs - Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda Outlook, internet...) - Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement - Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable - Sens de l’organisation, de l’anticipation, implication en étant proactive - Savoir rendre compte - Curiosité intellectuelle - Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini - Connaître le processus décisionnel propre aux universités - Connaître les différentes délégations de signature et leur périmètre - Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine : 3 ansL’Université Jean Monnet est une université pluridisciplinaire qui rassemble plus de 20 000 étudiants sur 5 campus à Saint-Étienne et Roanne.Elle propose une offre de formation dans les domaines sciences, technologies, santé, sciences humaines et sociales, droit, économie, gestion, arts, lettres et langues.Bénéficiant d’une importante ouverture à l’international, l’UJM offre aussi une expertise toute particulière dans l’accompagnement à la réussite étudiante et à l’insertion professionnelle, dans un cadre de vie étudiante riche et dynamique. ACTIVITES - Mettre en œuvre l’agenda du Président et des quatre Vice-présidents centraux contrôler et suivre les échéances - Assurer la gestion et le suivi de la boite mail générique « présidence »  - Assurer l’appui administratif de la Directrice de cabinet - Organiser les réunions et les séminaires de l’équipe présidentielle - Organiser les déplacements professionnels du Président et en appui, ceux des Vice-présidents centraux, et assurer le soutien technique et logistique de ces déplacements - Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes, gérer les renouvellements de mandats - Etablir les Ordres de mission et veiller à leur suivi et établir les bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, de la Directrice de cabinet et des Vice-présidents centraux - Participer à mettre en œuvre le calendrier des différentes instances en lien avec les Directions et Services concernés : Bureaux, conseils centraux, conférences budgétaires - Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant du périmètre du Président et des Vice-présidents centraux - Traiter le courrier postal en lien étroit avec le Secrétariat de la Direction générale des Services - Rédiger les courriers courants - Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation  - Coordonner le suivi des recours étudiants reçus directement à la présidence, ou reçus des composantes, en lien avec la Direction de la Formation et de l’Insertion Professionnelle et la Direction des affaires juridiques - Assurer le suivi du budget du cabinet de la présidence en lien avec la Directrice de cabinet - Actualiser le carnet de contacts du Président et la liste « Protocole » en lien avec la Direction de la Communication NIVEAU D’ETUDES MINIMUM REQUIS  Niveau : Bac+2 / LicenceGrâce à sa formation de haut niveau, sa recherche sur des segments de pointe, son attractivité internationale, et la modernisation de ses campus, elle est une université qui se transforme selon un projet d’établissement responsable et humain.L’Assistant/Assistante du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché (e) à la Directrice de cabinet.