Assistant.e de gestion administrative des formations (Relations Entreprises et Alternance) F/H

Polytech Lille est l’École d'ingénieurs de l'Université de Lille. Accueillant plus de deux mille élèves et étudiants, l'offre de formationde l’École compte neuf spécialités d'ingénieurs (dix à la rentrée 2025), une licence, le parcours PeiP (prépa en deux ans), trois masters, un DU et un Mastère spécialisé. Les neuf spécialités ainsi qu'un des master et le DU sont ouverts à l'alternance. L'ensemble des filières est accessible à la Formation Continue.Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service relations entreprises et alternance, l'agent soutient celle-ci dans le développement des partenariats école/entreprise : prospection, mise en place, rédaction et suivi de la mise en œuvre des conventions de partenariat et autres conventions, le tout en cohérence avec la politique partenariale de Polytech Lille.Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l’environnement professionnelMilieu universitaire : connaissances de l'université, de son organisation et fonctionnement, connaissance de Polytech Lille et du réseau Polytech.Milieu économique : connaissances du monde économique dans ses relations avec les écoles d'ingénieurs.Environnement professionnel : connaissance des cursus de formation proposés aux élèves ingénieurs et étudiants, de l'alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation), formation continue et des diplômes délivrés. L'agent assure par ailleurs le suivi des relations entreprises : alimentation et mise à jour du CRM, soutien à la collecte de la taxed'apprentissage, participation aux événements liés à l'alternance et aux relations entreprises.Enfin, il/elle accompagne les spécialités de l'école pour le développement de formations courtes.Activités principales et associées1.Avec la responsable du service et la Direction, définir le contenu et les axes des partenariats à développer : prospecter, informer les entreprises sur les partenariats2. Rédiger et suivre la mise en œuvre des conventions de partenariat et autres conventions (IS, AFPI...). Suivre et mettre à jour les conventions en cours, réactiver les conventions dormantes3.Gérer la base de données entreprises (CRM) : alimentation par les contacts stages, apprentissage et alternance, demandes de partenariats afin de pouvoir préparer les rendez-vous école/entreprise du service et de l'association des ingénieurs4.Soutien à la collecte de la taxe d'apprentissage : mise à jour des fichiers, envois, relances, remerciements en collaboration avec le service communication5. Accompagnement des spécialités pour le développement de formations courtes : aide à la structuration et formalisation des offre, promotion auprès des entreprises et administrations cibles, suivi des participants et des conventions de formation6. Venir en appui au service sur les questions d'alternanceLes activités évolueront dans le cadre des projets en cours.Poste de travail : maîtrise outils bureautiques, appétence pour les nouvelles applications (CRM, logiciels universitaires, applications professionnelles).Savoir-faire opérationnelsSavoir maîtriser les logiciels courants de bureautiqueSavoir rapidement prendre en main les logiciels de gestion interne à Polytech et/ou communs à l'ensemble des structures del'Université (plateformes, applications) comme des logiciels professionnels (CRM)Savoir chercher l'information et se former sur les questions de partenariat, taxe d'apprentissage, d'alternance et de formation continue pour répondre aux entreprises, opco... Rester en veille sur ces questionsDisposer d'un niveau d'orthographe correctAvoir un sens de l'accueil et du service public solide et engagéFaire preuve d'aisance à l'oral, en présentiel comme au téléphone et savoir gérer les interactions avec des interlocuteurs diverses : candidats, élèves, enseignants, personnels, recruteurs, rh, opco, partenairesSavoir-faire comportementauxNous attendons de la part de l'équipe administrative :une bienveillance dans sa relation aux autres : collègues, personnels enseignants et non enseignants, candidats et élèves,entreprises...une capacité d'adaptation et une aptitude au changementun sens de l'initiative et une autonomie dans ses activitésun reporting régulier dans les réussites comme dans les difficultésune envie de travailler ensembleune entraide en fonction des variations de charge des membres de l'équipeDomaine de formationRelation client (relation entreprises), partenariats et/ou collecte de la taxe d'apprentissageFormations d'ingénieurs ou dispositifs de formation continue ou ingénierie de formationConnaissance de l'apprentissage et de l'alternance serait un plus