Assistant(e) de formation H/F

Missions principales- Accueillir physiquement et recueillir les demandes téléphonique (stagiaires, salariés, demandeurs d’emploi, entreprises et prescripteurs) ;- Renseigner et orienter les prescripteurs (pôle emploi, mission locale) sur l’ensemble de l’offre et les modalités d’accès à la formation ;- Traiter les demandes avec le.la conseiller.ère en formation professionnelle, le. la coordonnatrice (devis, envoi de mail…) ;- Préparer les réunions d’informations collectives ;- Préparer le dossier d’accueil.Compétences requises :Compétences opérationnelles :- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, progiciels en lien avec la formation continue (EOS, ROMEO, KAIROS, AROFE, Progrès, YPAREO,…) messagerie électronique, internet.- Maîtriser l’environnement de la formation continue, le cahier des charges des marchés HSP et le cahier des charges du Conseil Départemental 64.Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels :Présentation de la structureLe GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art…). Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter- Accueillir et informer les stagiaires, les clients internes ou externes- Constituer les dossiers administratifs- Saisir les données dans Progré (création actions, séquences, saisie des stagiaires, clients, convention…), dans YPAREO, dans la plateforme dédiée à la gestion des assistant(e)s maternel(le)s- Suivre les présences, vérifier les heures et traiter les dossiers de rémunérations- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d’accueil, résultats des positionnements par domaine de compétences…)- Préparer les attestations, recueillir les évaluations de satisfactions- Avoir l’esprit d’initiative, être autonome- Avoir le sens de l’écoute et de l’accueil- Savoir travailler en équipe- Savoir rendre compte et communiquer- Maîtriser les méthodes administratives- Savoir gérer son temps et les prioritésLe GRETA-CFA Aquitaine en quelques chiffres :● 1 siège à Bordeaux● 4 agences par secteurs sur Bordeaux Métropole (Bordeaux, Talence,)● 5 agences départementales à Périgueux (Dordogne), Dax (Landes), Marmande (Lot-et-Garonne), Pau (Béarn), Anglet (Pays-basque)En 2023, le GRETA-CFA Aquitaine emploie plus de 500 personnels permanents sur l’ensemble de la structure : enseignants, administratifs et de service.Le GRETA-CFA Aquitaine recrute pour son Agence du Béarn au sein du site Nitot un.e « Assistant(e) de formation ».Contexte du posteEn liaison avec le conseiller en formation professionnelle, les établissements formateurs, les équipes pédagogiques et le service comptable, l’assistante participe à la gestion complète du dossier administratif du stagiaire.Relations hiérarchiques et fonctionnelles- Relations hiérarchiques : le CESUP est l’autorité hiérarchique ;- Le Directeur d’Agence est le Supérieur Hiérarchique Direct de l’assistante de formation ;- Relations fonctionnelles : il (elle) assiste le CFP et travaille en collaboration avec le service comptable.