Assistant(e) de direction UTTOP F/H

MISSIONS DU POSTEAssister le Directeur de l’Université et la Directrice générale des services dans l’organisation des activités de la direction et des instances institutionnelles.ACTIVITÉS PRINCIPALES-    Assister la direction dans l’organisation quotidienne de son travail-    Gérer les agendas et contrôler les échéances-    Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes personnels et externes usagersL’Université de Technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une missiond’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation. Son nom de marque est « Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées » (UTTOP).C’est la 4e Université de Technologie française. Elle résulte de la transformation de l’EPA/RCE « Ecole Nationale d’Ingénieurs de Tarbes » en EPSCP, puis du transfert à la date du 1er janvier 2024 de l’IUT de Tarbes, initialement rattaché à l’Université de Toulouse III (Paul Sabatier). -    Alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des instances-    Assurer l’organisation des instances en lien avec la chargée des affaires institutionnelles et juridiques.-    Participer à l’organisation des élections-    Assurer le soutien administratif de la gouvernance : rédaction de compte rendus, de courriers, de mail, de notes.-    Structurer l’archivage des documents de direction-    Transmettre les informations institutionnelles aux autres services et aux partenaires-    Sélectionner et diffuser de l'information en accord avec la direction de la communicationCOMPÉTENCES REQUISES·        Connaissances (savoir) :-    Statuts de la fonction publique d’Etat-    Gestion des ressources humaines-    Base en gestion financière et comptable-    Organisation et fonctionnement de l’Enseignement supérieur et de la recherche·        Compétences opérationnelles (savoir-faire) :-    Savoir travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes à l’établissement-    Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe-    Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word et Excel)-    Expression écrite et orale-    Savoir rendre compte·        Compétences comportementales (savoir être) :-    Rigueur, autonomie et discrétion-    Qualités relationnelles et d'écoute-    Esprit d’équipe, sens de l’initiative, polyvalence-    Curiosité intellectuelle et capacité d’adaptation-    Organisation et méthode-    DisponibilitéElle accueille 2900 étudiants, du post-bac au doctorat, et dispose d’un budget de 40M€ dont 30M€ de masse salariale. Elle est dotée d’un patrimoine bâti de près de 40.000 m2 sur une superficie de près de 12 ha. Elle contribue à l’activité de recherche de plusieurs laboratoires et porte plusieurs plateformes technologiques dans le cadre d’une approche intégrée Formation-Recherche-Innovation.Direction de l'UTTOP