Assistant(e) de direction ENIT F/H

Activités principales :·         Assister le Directeuro    Assurer la gestion du courrier et des agendas partagéso    Organiser et planifier les réunions du directeur et les réunions collectiveso    Rédiger les comptes-rendus de réuniono    Gérer les achats, et les EJo    Contribuer au processus de gestion des conventions d'autorisation temporaire d'occupation (AOT) des locaux en regard des demandes occasionnelles.L’Université de Technologie de Tarbes est un EPSCP nouvellement crée par le décret 2023-1094 du 24 novembre 2023. Elle assure une mission d’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation. Son nom de marque est « Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées » (UTTOP).C’est la 4e Université de Technologie française. Elle résulte de la transformation de l’EPA/RCE « Ecole Nationale d’Ingénieurs de Tarbes » en EPSCP, puis du transfert à la date du 1er janvier 2024 de l’IUT de Tarbes, initialement rattaché à l’Université de Toulouse III (Paul Sabatier). ·         Assurer l'organisation des instances de l’écoleo    Suivre et respecter les calendriers et échéanceso    Organiser les réunions et assurer le suivi du Conseil d'école (ODJ, collecte et collation des documents pour l'envoi et la présentation, quorum, CR, PV, délibérations, liste d'émargement...)o    Organiser les élections des instances de l’école et les opérations relatives au processus de nomination du Directeur ou la nomination des membres conformément aux procédures et à la réglementationActivités associées :-     Assurer l'interface avec les pôles et les acteurs externeso    Accueillir et informer le publico    Modérer les courriers électroniques de l’école-          Structurer la gestion des documents de l’ENIT et assurer la mise en œuvre des processus administratifs o    Travailler en cohérence avec les services administratifs de l’université et s’assurer de la mise en œuvre des processus et des procédures définis par l’université.o    Travailler en cohérence avec les préconisations du délégué à la protection des données de l’universitéo    Identifier les documents de la direction à archiver, les référencer et qualifier la durée de vie et les règles d'accès (accessibilité et communicabilité)o    S'assurer de l'unicité du document par la mise à jour des versions des documents le cas échéanto    Structurer l'archivage des documents de la direction dans le respect de la cartographie globale des processuso    Classer physiquement et numériquement les documents dans le cadre de la démarche de dématérialisation et dans le respect de la cartographie des processuso Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d'archivesElle accueille 2800 étudiants, du post-bac au doctorat, et dispose d’un budget de 40M€ dont 30M€ de masse salariale. Elle est dotée d’un patrimoine bâti de près de 40.000 m2 sur une superficie de près de 12 ha. Elle contribue à l’activité de recherche de plusieurs laboratoires et porte plusieurs plateformes technologiques dans le cadre d’une approche intégrée Formation-Recherche-Innovation.PRÉSENTATION DE L’ÉCOLEL’école nationale d’ingénieurs de Tarbes est une école interne de l’Université de Technologie Tarbes Occitanie Pyrénées (UTTOP). Elle offre un parcours préparatoire intégré, un cycle d’ingénieurs organisé en options, et d’autres parcours de spécialités délivrant des diplômes nationaux et des diplômes propres.Le directeur de l’Ecole est assisté par un responsable administratif et financier.Pour assurer ses missions et son fonctionnement, l’Ecole dispose de services administratifs, financiers, et techniques placés sous l’autorité du directeur de l’école et s’appuie également sur les services administratifs, financiers, techniques, sociaux, de santé et de documentation de l’université.