Assistant.e de direction de la Présidence F/H

Description du poste : Sous la responsabilité du directeur de Cabinet, l’agent.e participe au suivi et à la réalisation des projets en cours du Président, de l’équipe présidentielle et du Cabinet.Activités principales :  Traiter, collecter, classer et diffuser les informations, tant internes qu’externes, concernant le fonctionnement du CabinetTenir et organiser l’agenda du.de la Président.eGérer et accueillir les rendez-vous du.de la Président.eConnaissances : Connaissance approfondie de la méthodologie de classement et d’archivageConnaissance de l’organisation administrative générale et du fonctionnement de l’établissement et de ses composantesConnaissance de l’Université, son environnement et ses partenaires (notamment les collectivités territoriales et organismes de recherche)Connaissance des techniques de gestion de projet Compétences opérationnelles : Maîtrise des techniques de gestion administrative et de secrétariatRejoindre l'Université Évry Paris-Saclay, c'est mettre vos talents au service d'un établissement durable et ouvert sur le monde, mobilisant près de 2 000 enseignants, enseignants-chercheurs et personnels de bibliothèque, administratifs, techniques sociaux et de santé. Ces personnels font vivre les laboratoires et avancer la recherche; ils articulent des formations au plus près des résultats de la recherche ou des besoins des entreprises, notamment par la force de l’apprentissage. Préparer et organiser les réunions et déplacements du.de la Président.e      Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externesFiltrer et instruire les informations nécessaires à l’activité de la Présidence et du CabinetRédiger, saisir, mettre en forme, reproduire et diffuser des documents divers (courriers, comptes-rendus, rapports…)Suivre et mettre à jour les documents administratifs relatifs à la gestion de la Présidence et du CabinetMettre en place et gérer un système de classement et d’archivage pour la PrésidenceSuivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernésContribuer à l’élaboration des réponses au courrier du.de la Président.e,Sous l’autorité du.de la directeur.trice de Cabinet, traiter des affaires sensibles (rendez-vous, interventions, recours…), et faire des retours et informerParticiper à l’organisation de cérémonies officielles (accueil de délégations étrangères) et réceptions,Participer à la veille sur les principaux dossiers faisant l’objet d’une actualité pour l’Université. Activités associées/complémentaires :  - Suppléer le directeur de Cabinet dans la gestion financière,- Réaliser un suivi d’activité,- Concevoir des tableaux de bord,- Participer à la vie collective de l’établissement- Assurer l’interface avec les différents services de l’Université et notamment la Direction générale des servicesMaîtrise des outils bureautiques et systèmes d’informationMaîtrise des outils de gestion financièreMaîtrise des techniques de communication orale et écriteMaîtrise du fonctionnement et des circuits décisionnels de l’UniversitéCapacités rédactionnelles (rédaction de documents de synthèses, comptes rendus, courriers …) Compétences comportementales : Aisance relationnelleSens du travail en équipeSens de l’organisation et du discernementProactivité, réactivité et adaptabilitéConfidentialité et diplomatieDisposer d’une grande capacité d’anticipation, de rigueur et d’initiativeEtre autonome sur son posteS’exprimer aisément à l’oralL’Université d’Évry dispense des formations auprès de 12 000 étudiants, dans la plupart des disciplines du BUT au Doctorat. Aujourd’hui, notre université figure dans le top 20 des universités françaises, est la 2è université la plus professionnalisante de France et est pleinement intégrée à l’Université Paris-Saclay (12ème université au classement de Shanghai).Intégrer les équipes de l’Université d’Évry, c’est faire le choix de découvrir de nouveaux horizons, de s’engager pour le service public et de s’épanouir dans une vie professionnelle équilibrée et enrichissante.