Assistant.e de direction CDD 3 mois F/H

Rattaché au Président de l’établissement, vous jouez un rôle pivot dans l’organisation, la coordination et le suivi des dossiers relevant de la présidence. Vous assistez le président dans l’ensemble de vos fonctions sur les aspects administratifs et logistiques, d’organisation du travail, de gestion et de diffusion de l’information.Vous recueillez et traitez, dans le domaine administratif, les informations nécessaires à la préparation des dossiers et décisions.Nous recherchons :  un agent titulaire de la fonction publique d’un corps de catégorie B ou un agent contractuel en contrat à durée indéterminée.Savoir· Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite· Connaissance de l’organisation de l’établissement et des procédures internes de décisions· Connaissance du secteur public (cabinet ministériel, direction d’administration centrale, établissement public…)L’ETABLISSEMENT :Le Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture.Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives. Il est associé à deux autres organismes : la bibliothèque publique d’information (Bpi) et l’institut de recherche et coordination acoustique/musique (Ircam). Vous prenez en charge l’accueil des invités du président et assurez l’interface avec vos différents interlocuteurs internes et externes.Pour cela, vous devez :Accueil et communication·        tenir l’agenda : réunions, rendez-vous, …·        accueillir, informer, orienter les visiteurs nationaux et internationaux·        assurer le suivi et le traitement des contacts du président·        filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants·        recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)Gestion de l’information/secrétariat·        organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes·        saisir, mettre en forme des documents divers·        rédiger des documents, des courriers administratifs·        mettre à jour et exploiter le fichier des contacts·        vérifier la conformité des procédures administratives et préparer les documents à la signature du présidentClassement, archivage·        enregistrer des documents et des informations·        classer les documents (papiers et électroniques)·        assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documentsOrganisation logistique·        planifier et assurer l’organisation logistique des déplacements du président en France et à l’étranger, le cas échéant·        planifier et assurer l’organisation logistique des réunions ou rencontres: réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion·        assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation· Connaissance du contexte, du domaine d’intervention et des activités professionnelles de sa direction· Connaissance des techniques de gestion documentaire· Connaissance des techniques de secrétariat et de prise de notes rapide.savoir-faire· Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …)· Maitriser l’usage d’une langue étrangère (anglais) et espagnol professionnel· Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)· Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées· Faire preuve d’excellentes capacités rédactionnelles (notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites)· Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission· Hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes avant de les transmettre· Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction· Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées· Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)savoir être· Grand sens de la confidentialité· Aisance relationnelle· Discrétion· Esprit d’équipe· Rigueur et réactivité· Capacité d’adaptationIl a reçu en 2019 près de 3,3 millions de visites (musée et expositions temporaires).La collection du Centre Pompidou constitue un ensemble de référence pour l’art des XXe et XXIe siècles, couvrant tous les champs et disciplines de la création artistique. Le Centre Pompidou présente également la spécificité de regrouper en son sein l’ensemble des métiers liés à la gestion d’une collection.