Assistant(e) de direction auprès du président de l'Université F/H

Activités principales

Activités principalesGestion d’un agenda complexe et prises de rendez-vous bilatéraux ou multilatéraux en présentiel ou distancielGestion intégrale des courriers et courriels (réception, suivi et relance internes, envoi, archivage) Gestion et mise à jour des fichiers contact du président de l’Université  Filtrage téléphonique ; Préparation et impression des dossiers de la Présidence Coordination logistique des rendez-vous de la présidence (réservation des salles, fléchage, matériel informatique mis à disposition, gestion éventuelle de traiteur, vérification matériel, coordination et appui événement, accueil physique des participants…) Organiser des déplacements professionnels  de la présidence (réservations de billets, hôtels, devis, visas…)Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables Classement des dossiers et archivageNiveau de diplôme minimum requis : Bac+3La connaissance du monde de l’Enseignement supérieur et de la recherche et de son organisation serait un plus.Le candidat ou la candidate devra disposer d’une expérience solide dans un poste et un environnement similaire.Connaissance du protocoleSolide maîtrise de l’anglais (écrit et oral), interactions quotidiennes en langues anglaiseSens aigu de l’organisation dans un environnement complexe et agenda contraintSens aigu de la confidentialité Sens de la communication/relationnel et de la diplomatieSolides compétences rédactionnelles Méthode et rigueur Polyvalence et capacité d’anticipation et d’adaptation Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, power point, messagerie électronique, internet, etc.)Non discrimination, ouverture et transparence Rattachement hiérarchique et fonctionnelL’assistant(e) est placé(e) sous l’autorité du président de l’Université et travail en collaboration avec le directeur de cabinet.L'Université PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.