Assistant-e administratif-ve et pédagogique F/H

Mission du poste

Mission du posteSous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative de l’UFR Médecine, vous participerez à la gestion administrative et financière de la composante, et assurerez le suivi de formations initiales en contribuant aux activités pédagogiques du collegium.Vos activités principales seront :Accueil téléphonique et physique, diffusion de l’informationGestion des achats et des dépenses de la composante, gestion des missions et remboursement des frais de déplacementsLe Profil recherché :- Formation et/ou expérience en secrétariat ou gestion administrative et financière- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur- Connaissance des parcours de formations supérieures, en particulier en Santé- Connaissance des techniques de communication orale et écrite- Maitrise des outils de bureautique et de communication numérique- Pratique d’applicatifs de gestion- Aisance relationnelleL’Université de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.Service d’affectation : Collegium Santé - Faculté de Médecine Coordination et organisation matérielle des événements pédagogiques (salons étudiants, cérémonies, jurys…)Suivi des heures prévisionnelles et validation des heures réalisées des enseignants dans l’outil de gestion dédiéRéalisation et gestion des emplois du temps pour l’ensemble des diplômes, placements, suivi des salles et modificationsSaisie des dossiers d’inscription des étudiants, suivi des notes et de l’assiduitéPréparation des calendriers d’examens, réservation des salles, gestion des sujetsOrganisation des surveillances d’examens en coordination avec le service de scolaritéPréparation des jurysSuivi des stages (agréments des structures d’accueil, conventions rapports et évaluations)- Aptitude à rendre compte, alerter en cas de dysfonctionnement liés aux opérations de gestion- Sens de l’organisation, capacité à identifier les priorités en fonction des contraintes et des échéances- Capacité à gérer la confidentialité des informations et des données confiées- Réactivité- Appétence au travail en équipe- Rigueur et fiabilitéLe Collegium Santé de l’Université de Rennes assure une mission de coordination renforcée entre les trois facultés de santé (médecine, pharmacie et odontologie).La Faculté de Médecine occupe une position d’interface entre l’Université de Rennes, le CHU de Rennes, l’ARS de Bretagne, la Région Bretagne et les Ministères chargés de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche d’une part, de la Santé d’autre part. Dans ce cadre, elle a pour mission d’assurer la formation relevant de son champ disciplinaire et de développer une offre de formation diversifiée dans le champ de la santé. Elle accueille environ 8 000 étudiants par an, regroupe plus de 250 enseignants-chercheurs et une cinquantaine de personnels techniques et administratifs.