Assistant de Gestion - Institut Henri Fayol - Mines Saint-Etienne H/F

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier (RAF) de l’Institut Henri Fayol, vous aurez pour principales missions :·         Participation à l’organisation logistique et administrative des activités d’enseignements·         Assister les équipes dans leur fonctionnement au quotidien·      Organiser des déplacements professionnels y compris la gestion des frais de déplacements : s’assure de la bonne saisie et valide les informations, contrôle les justificatifsVous êtes dans l’une des situations suivantes :·         Diplôme Bac  ou équivalent avec expérience professionnelle ≥ 4 ans, ou·         Diplôme Bac + 2 / Bac + 3 ou équivalentEt idéalement :·         Titulaire d’un BTS /DUT Assistant de gestion  ou d’une expertise en gestion des entreprises et des administrations , Assistanat de Direction ou diplôme équivalent·         Avec une expérience de 4 ans dans l’administration ou la gestion de l’administrationRejoindre Mines Saint-Étienne, c’est s’engager dans une institution où la science et l’innovation bâtissent un avenir plus durable. Une école d’excellence où chacun a l’opportunité de révéler son plein potentiel et de contribuer à relever les défis de demain.Classée parmi les meilleures écoles d’ingénieurs en France et reconnue mondialement, notre école, membre de l’Institut Mines-Télécom, forme les talents de demain tout en contribuant activement à relever les grands défis industriels, numériques et environnementaux. Avec nous, vous intégrez une communauté de 500 collaborateurs, 2500 étudiants, et participez à un projet ambitieux : conjuguer excellence académique, recherche d’avant-garde, et impact sociétal positif. ·         Accueil des scientifiques et personnels extérieurs : procédures, autorisations d’accès, traitement administratif, installation·         Prise en charge des commandes, de l’engagement juridique au service fait·         Gestion des événements organisés par l’Ecole : planification, organisation en coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur …)·         Gestion des événements accueillis : tarification, négociation commerciale, coordination avec le service Infrastructures et les prestataires (accueil, traiteur …)Gestion documentaire dématérialisée, archivage·         Suivi des stocks et réapprovisionnement des fournitures administrativesLes missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service et de Mines Saint-Etienne.Le poste est basé sur le campus de Saint-Etienne.La participation à des activités transversales à l’Ecole ou opérées par les autres campus est encouragée.·         Junior accepté : non Vous êtes dotées des compétences, connaissances et expériences suivantes :·         Connaissance ou expérience de la gestion administrative et financière d’établissements publics. Une expérience réussie dans l’enseignement supérieur et la recherche sera un plus·         Respect et maîtrise des procédures, capacité à intégrer les évolutions réglementaires dans celles-ci, à anticiper les changements à mettre en œuvre·         Maîtrise des outils informatiques bureautiques et collaboratifs, capacité à suivre leurs évolutions et leurs usages, capacité à se former sur les applications métiers spécifiques  Gestion, organisations de réunions, événementiels Prise de notes et élaboration de comptes-rendus, éventuellement assistées par des outils informatiques·         Établir, appliquer et mettre à jour des procédures·         Gestion dématérialisée des documents, incluant la gestion des autorisations et des accès·         Intérêt pour la formation, la recherche et l’innovation, curiosité pour les thématiques du campusVous vous reconnaissez dans les capacités et aptitudes suivantes :Rigueur dans la planification et le suivi des actions, respect des délais et des échéancesRespect des procédures, capacité à rendre compteSens du relationnel : écouter, communiquer et être diplomate, Interagir de manière transversale avec des interlocuteurs et métiers multiples, faire preuve de diplomatieMaîtriser la rédaction de notes et de compte rendus.Avoir un regard critique sur l’organisation et les procédures, proposer des évolutions de manière constructiveSens du service à l’usagerRigueur, sens de l’organisation, autonomiePolyvalenceAnticipation des demandes, réactivitéGestion du temps et des priorités en adaptant et organisant ses activités en fonction des évolutions et des contraintesSens de l’initiative et force de propositionAdaptabilité (évolutions des outils numériques, de la réglementation, …)Discrétion , confidentialitéCuriosité intellectuelle et ouverture d’espritAnglais : niveau intermédiaire (B1 / B2). Vous devrez interagir par oral et par écrit avec les personnels et partenaires internationaux du centreL’Institut Mines-Télécom fédère les grandes écoles françaises autour des défis industriels majeurs, numériques, énergétiques et écologiques. Avec ses 8 Grandes Écoles publiques et 2 écoles filiales, il est le premier institut public dédié aux ingénieurs et managers. Ensemble, nous imaginons et construisons un avenir durable, en formant les acteurs qui façonneront les transitions de demain. L’Institut Henri Fayol s’intéresse aux transformations actuelles à l’aune des transitions numérique, écologique et industrielle qui sont au cœur de l’efficience, de la résilience et de la durabilité de l’industrie et des territoires. Il déploie une stratégie pluridisciplinaire mettant en synergie des compétences fortes en génie industriel, en informatique, en management, en mathématiques appliquées et en sciences de l’environnement en lien avec les unités de recherche EVS UMR 5600, LIMOS UMR 6158 et COACTIS.