Assistant de formation et administratif (H/F)

Descriptif des missions

Descriptif des missionsService CAFOC• Assurer le suivi du traitement de la demande : du devis à la contractualisation• Contribuer au suivi pédagogique des actions de formationo Établir le calendrier des actions de formation internes et externeso Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi pédagogique des actions de formation internes et externeso Établir et diffuser les attestations de formation• Contribuer à la gestion Ressources Humaines des intervenantso Mettre à jour et qualifier la liste des intervenantso Établir les commandes et certificat d’interventiono Renseigner le tableau de bord de suivi des commandes d’intervention• Assurer le suivi des demandes d’achat (fournitures, matériel, prestataires de formation…) en lien avec le service financier• Assister les collaborateurs du CAFOC dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogiqueL’académie de Versailles regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val d’Oise (95).Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près de 1 200 000 élèves, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation continue des adultes et de l’insertion professionnelle. Service Qualité, RSO-Handicap (réseau des Greta et GIP Compétences)• Créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :o Actualiser et mettre en formeo Assurer le suivi des versionso Diffuser, classer et archivero Mettre à jour l’affichage interne• Assurer le suivi et le classement des appréciations et des réclamations du GIP Compétenceso Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)o Administrer l’outil de traitement des enquêtes satisfactiono Collecter les fiches d’amélioration et renseigner le tableau de suivi• Contribuer aux audits Qualité (Label Eduform/Qualiopi, financeurs et audits internes)o Préparer la documentation administrativeo Organiser la logistiqueo Assurer le suivi des tableaux de bord (suivi des audits et des actions correctives)• Assurer le suivi des engagements du GIP-FCIP dans la démarche Qualité et de la charte d’accessibilité Agefipho Renseigner et mettre à jour le suivi des grilles d’évaluation des besoins des apprenants en situation de handicapo Compléter et mettre à jour les tableaux de suivi du contrat d’objectifsPour l’ensemble des services CAFOC et Qualité, RSO-Handicap• Préparer les réunions et les actions de formationo Convoquer les participants ou les stagiaireso Préparer les feuilles d’émargement, les chevaletso Réserver les salles• Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processuso Rédiger les comptes renduso Classer et diffuser les comptes rendus• Contribuer à l’actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)À cet effet, le GIP-FCIP gère les activités des structures et dispositifs suivants :Liaison hiérarchique : sous la responsabilité hiérarchique du DRAFPIC et directeur du GIP-FCIP.Liaisons fonctionnelles : sous la responsabilité fonctionnelle des responsables des services CAFOC, Qualité et RSO/handicap.Liens de coopération en interne : Les équipes du CAFOC, de la Qualité et RSO/Handicap, ainsi que les services supports communication et financier.