Assistant de Direction (h/f) F/H

Mission confiée :

Mission confiée :L’assistant(e) de direction appuie l’agence comptable dans la réalisation de ses missions et apporte un soutien administratif à l’agent comptable, aux adjoints et aux agents qui y sont affectés. Il (elle) facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs internes ou externes de l'institut. Principales activités : - Assister l’agent comptable et/ou les membres de l’agence comptable dans la réalisation de leurs missions en leur apportant un soutien administratif ;- Gérer les documents de la direction (contacts, listes de diffusion, mails, documentation, notes, courriers) ;- Tenir et gérer les agendas, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements de l’agent comptable, des deux adjoints et de l’ensemble du personnel de l’agence comptable ;- Organiser les réunions, gérer les appels téléphoniques et l’arrivée du courrier ;- Participer à l'élaboration du budget de l’agence comptable, procéder à son exécution (saisir les demandes d’approvisionnement, suivre les commandes et constater le service fait) et à son suivi ;- Gérer le suivi de l’inventaire ;- Gérer le plan de formation ;- Gérer et mettre à jour les différents outils de communication sur le site NUMIN et les réseaux collaboratifs de l’agence comptable ;- Archiver la documentation de l'agence comptable et assurer la conservation des pièces des comptes financiers de l'institut.- Participer à l’activité du service recettes sur les relances clientsInria est l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique.Avec ses 10 centres régionaux, Inria accompagne le développement des grandes universités de recherche, au cœur des écosystèmes industriels et entrepreneuriaux du numérique en France. Le siège et Inria Chile complètent les sites Inria.La recherche de rang mondial, l’innovation technologique et le risque entrepreneurial constituent son ADN.
Au sein de 220 équipes-projets, pour la plupart communes avec les grandes universités de recherche, plus de 3 900 chercheurs et ingénieurs y explorent des voies nouvelles, souvent dans l’interdisciplinarité et en collaboration avec des partenaires industriels pour répondre à des défis ambitieux. Ces activités sont non exhaustives. Institut technologique, Inria soutient la diversité des voies de l’innovation : de l’édition open source de logiciels à la création de startups technologiques (Deeptech).Créé pour être au carrefour entre le monde académique et  l’industrie, Inria est positionné sur les nouvelles frontières de la recherche numérique.
Pionnier pour faire émerger les nouvelles disciplines à partir des mathématiques appliquées et de l’informatique, également pionnier pour accompagner la dynamique des startups technologiques en France et en Europe, l’institut a été visionnaire et précurseur dans de nombreux domaines (calcul scientifique, Internet, Web).“Être pionnier, savoir prendre des risques, créer de la valeur pour la société et l’économie”Au sein de l’institut, l’agence comptable est en charge de la tenue de la comptabilité de l’établissement, du paiement des dépenses et du recouvrement des créances. L’agence comptable d’Inria est composée de plusieurs services (Synthèse et Comptabilité générale, Paye, Recettes et recouvrement et service facturier et mission audit des contrats et de la comptabilité générale) qui emploient 33 personnes.