Assistant de direction H/F

RÉSUMÉ DU POSTEPlacé(e) sous l’autorité de la directrice générale déléguée de la faculté et l’autorité fonctionnelle de ladirectrice générale déléguée adjointe, l’assistant(e) de la direction facultaire a pour mission d’apporterunappui administratif et logistique à l’organisation des activités de la direction générale délégué Facultédesanté. Positionné(e) de façon transversale dans l’organigramme administratif de la Faculté de santé,l’assistant(e) a vocation à travailler en interaction avec l’ensemble des pôles facultaires, descomposantesde santé, des directions métier en central et de la DGS et spécifiquement avec les assistants de cesstructures de l’établissement.PROFIL RECHERCHÉConnaissancesConnaissance de l’organisation générale d’un établissement public (et plus particulièrement d’unétablissement d’enseignement supérieur et de recherche).Connaissances administratives et financières.Savoir-faire - Compétences opérationnellesSolides capacités rédactionnellesExcellente maîtrise des outils de bureautique et du webSavoir gérer une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexeREJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉAncrée au coeur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de rechercheintensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimensionprofessionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour lerayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcoursde formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction del’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour lasociété, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtreshumains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonnesanté ». DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS- Gérer le secrétariat de la direction générale déléguée Faculté de santé composée de la directrice etde la directrice adjointe : gestion de l’agenda, organisation de réunions, réservation de salles,traitement du courrier, préparation des dossiers, organisation des déplacements de agents de laFaculté de santé, etc- Assurer un rôle clé dans la communication interne et la cohésion des équipes : coordonner ladiffusion d'informations stratégiques et opérationnelles entre les différents pôles facultaires multisites,concevoir et mettre en oeuvre des outils de communication adaptés (newsletters, notesd'information), servir d'interface entre la direction et les différents pôles pour garantir la fluidité deséchanges et la bonne compréhension des orientations stratégiques et opérationnelles dans uncontexte multi-sites, organiser les évènements permettant d’améliorer la cohésion des équipes- Assurer la gestion efficace des parapheurs dans un contexte multisite : organiser la circulation desdocuments administratifs entre les différents sites de la Faculté de Santé, mettre en place un systèmede suivi des signatures et validations, coordonner avec les différents pôles et composantes pourgarantir le respect des délais de traitement des documents, et proposer des solutions d'optimisationpour fluidifier le circuit des parapheurs entre les sites géographiquement dispersés- Venir en appui opérationnel pour la gestion de certaines instances (accueil, envoi des convocations,émargement, documents d’instances, délibérations)- Participer et rédiger les comptes rendus des réunions de direction- Élaborer et proposer des procédures en lien avec les champs d’activité de la direction généraledéléguée facultaire- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant lespriorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur- Suivi et gestion courante des demandes des agents facultaires : tenue des tableaux des congés,suivi des conventions de telétravail , demande de formation et etc.- Assurer le soutien logistique opérationnel au titre de la direction générale (locaux, matériels,fournitures)Savoir rendre compteMettre en oeuvre des procédures administrativesAutonomie et aptitude à évoluer dans un environnement professionnel en constante évolution, tant surle plan institutionnel que règlementaireSavoir-être - Compétences comportementalesÊtre organisé, réactif, rigoureux, à l’écoute, avoir un très bon relationnelEtre discret, fiable et autonomeAptitude à travailler en équipe et de façon polyvalenteSens du service publicNiveau de diplôme souhaité (le cas échéant)Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalentL’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés &Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, etintègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), etun organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000étudiants, 4 773 enseignants et enseignants- chercheurs ainsi que 2 767 personnelsadministratifs et techniquesPRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTEForte de ses 28 000 étudiant.e.s, 35 laboratoires de recherche et 5 700 chercheur.e.s, enseignant.e.schercheur.e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté de Santé est une des trois grandesfacultés de l’université Paris Cité.Elle est constituée de trois UFR - médecine, odontologie et pharmacie - et d'un département interne demaïeutique.La faculté de santé regroupe des pôles qui accompagnent l’activité des UFR, leurs départementsformation et les laboratoires de recherche :- Pôle Recherche et Innovation- Pôle Formation, Vie Etudiante dont filières PASS - LAS, sciences infirmières et rééducationréadaptation- Pôle Relations internationales- Pôle Ressources humaines- Pôle Finances et achats- Pôle Organisation et Qualité- Cellule Communication- Pôle Affaires juridiques et institutionnellesChaque direction de pôle participe à la construction et à la structuration facultaire avec pour ambitionla performance administrative au service des usagers étudiants, enseignants, chercheurs etpersonnels.