ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Placé sous l'autorité d'un ou plusieurs conseillers vous êtes chargé de réaliser l'ensemble des travaux traditionnellement dévolus aux assistants de direction : suivi et classement du courrier, suivi des parapheurs, mise en forme de documents et préparation des dossiers du/des conseillers. Vous entretenez dans les meilleures conditions, le réseau de relations du secrétariat dont il a la responsabilité : accueil téléphonique, tenue de l'agenda, accueil des visiteurs, préparation logistique des réunions. Poste ouvert aux contractuels
Assurer le suivi des parapheurs
Assurer la préparation logistique de réunions
Gérer l'emploi du temps du conseiller et assurer l'accueil des autorités
Préparer les dossiers thématiques pour les réunions, entretiens et auditions
Assurer la saisie d'informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur
Assurer la réservation de salles de réunion, la réservation de moyens de transport, l’expression de besoin en matériels spécifiques
Gérer les passeports en lien avec le service des achats et des finances (SAF) de la sous direction des cabinets (SDC)
Assurer le suivi des documents classifiés et la gestion des coffres forts, en application des procédures fixées par le BPS