Assistant/Assistante de direction F/H
Description des missions
Au sein de la cellule secrétariat, il/elle assiste le directeur du Mnam-Cci sur le plan administratif et logistique et participe à l’ensemble des tâches de la cellule.
Profil recherché
Au sein de la cellule secrétariat, il/elle assiste le directeur du Mnam-Cci sur le plan administratif et logistique et participe à l’ensemble des tâches de la cellule.ActivitésDans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de :1. Accueil et communication- Tenir l’agenda : réunions, rendez-vous- Accueillir les visiteurs- Assurer le suivi et le traitement des contacts du directeur- Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondantsSavoir· Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite· Connaissance des techniques de secrétariat· Connaissance de l’environnement administratif· Connaissance appréciée du contexte des activités muséalesSavoir-faire· Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …), être en capacité de rédiger des courriers simples ou récurrentsLe Centre national d’art et de culture Georges Pompidou est un établissement public administratif placé sous la tutelle du ministre de la Culture.Il réunit, en un lieu unique, un musée possédant l’une des deux premières collections d’art moderne et contemporain au monde avec plus de 120 000 œuvres, une bibliothèque de recherche sur l’art des XXe et XXIe siècles (Bibliothèque Kandinsky), des salles de cinéma et de spectacles ainsi que des espaces d’activités éducatives. Il est associé à deux autres organismes : la bibliothèque publique d’information (Bpi) et l’institut de recherche et coordination acoustique/musique (Ircam). - Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)2. Gestion de l’information/secrétariat- Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes- Saisir, mettre en forme des documents divers- Rédiger des documents, des courriers administratifs- Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts- Préparer les documents à la signature du directeur3. Classement, archivage- Enregistrer et classer des documents (papiers et électroniques)- Assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents4. Organisation logistique- Planifier et assurer l’organisation logistique des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion- Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation- Assurer si besoin l’intérim de l’assistant de la directrice adjointe en son absence· Gérer simultanément plusieurs activités en cours, des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)· Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées· Rédiger des notes ou des correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites· Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission· Hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes avant de les transmettre· Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction· Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées· Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)Savoir être· Discrétion· Sens du contact· Rigueur et organisation· Capacité d’adaptation· AutonomieLa collection du Centre Pompidou constitue un ensemble de références pour l’art des XXe et XXIe siècles, couvrant tous les champs et disciplines de la création artistique. Le Centre Pompidou présente également la spécificité de regrouper en son sein l’ensemble des métiers liés à la gestion d’une collection.Au sein de la cellule secrétariat, il assiste la directrice adjointe du Mnam-Cci sur le plan administratif et logistique et participe à l’ensemble des tâches de la cellule.