Assistant administratif pour le département de biologie et geosciences F/H - Ref 166

Assurer le secrétariat et l'assistance technique, administrative et logistique ainsi que le suivi budgétaire des fonds MFCA, en lien avec les agents du département et en interface avec les différents services de la faculté et plus largement de l'Université.Les activités concernent 4 domaines:1. Secrétariat / logistique :- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier.- Programmation et suivi des actions du département sur la base d’un planning partagé.- Vérification, mise à jour et communication des procédures aux personnes concernées.- Traitement des dossiers d'ordre administratif selon les procédures définies.- Gestion de sondages pour organisation de réunions, réservation de salles.- Préparation des conseils de départements et diffusion des comptes rendus et/ou relevés de décisions- Réalisation d'enquêtes et mise en forme des résultats- Participation à des réunions avec prise de notes et production des comptes rendus- Organisation d’élections internes au départementConnaissances :Connaissance générale des techniques de gestion administrativeConnaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une université Connaissance générale du LMD Connaissances des principales règles des obligations de service des enseignantsSavoir faire technique :Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone) Utiliser les outils bureautiques (Powerpoint, Excel avancés) et des outils logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, K-SUP, Evento, Limer Suvey) Trier, hiérarchiser et classer les informations Savoir rechercher l'information et la vérifier Gérer la confidentialité des informations et des données Prendre des notes et rédiger des documents ou des rapportsEtablissement d’enseignement supérieur et de recherche, l'Université de Toulouse III- Paul Sabatier devient l'Université de Toulouse le 1er janvier 2025 ( http://www.univ-tlse3.fr). L'Université se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes, elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares. 2. Budgétaire: accompagner le suivi des crédits de la MFCA- Création et mise à jour du tableau de bord pour le suivi du budget, élaboration d'états et de bilans- Établissement des devis et gestion des pré-commandes. - Suivi des commandes de la livraison jusqu'au contrôle de la facturation et gestion des litiges fournisseurs.- Préparation et suivi des missions des intervenants en enseignement (du département ou extérieurs)- Suivi et mise à jour de l'inventaire des biens informatiques et amortis du département3. Ressources Humaines- Accompagnement des personnels statutaires contractuels et vacataires et suivi de leur dossier RH- Gestion des badges d'accès des personnels (créations, remplacements, prêts)- Participation aux étapes de déclaration des services d'enseignement- Programmation et organisation des entretiens professionnels annuels des personnels BIATSS- Suivi des conventions dans lesquelles le département est partie prenante4. Communication- Mise à jour du site web ainsi que de l'intranet du département- Mise à jour, impression et/ou diffusion de supports de communication- Participation à l'organisation d’événements, de manifestationsLa participation à la continuité de service du PAAD sera réalisée, de manière ponctuelle.Savoirs comportementaux :Capacité d'organisation Rigueur et fiabilité Capacité à travailler en équipe et en relation partenariale.Capacité à travailler en autonomie en rendant compte de l’activité Aptitude à l'écoute, au dialogue, à la communication Aptitude à faire des propositions, à prendre des initiatives Réactivité.Diplômes requis : BacExpérience souhaitée : Début septembreMissions au sein du PAAD (Pôle assistance administrative au département) : Les départements d'enseignement ont pour mission la mise en œuvre pédagogique des formations qui leur sont rattachées et la coordination des moyens humains et budgétaires mis à leur disposition par le Conseil de la Faculté. Le Pôle d'Assistance Administrative aux Départements apporte un soutien administratif aux missions des départements.