Assistant administratif IF3S.EN (H/F)

Sélections
Mise en page et preparation des documents de l'IF3S.EN
Mise en ligne sur l'ENT
Renseignements téléphoniques des candidats
Réception, tri des dossiers de selection, en lien avec le siege
Enregistrement des candidats et des jurys sur YPAREO
Accueil des candidats et des jurys
Récupération des pièces administratives pour le paiement des jurys, suivi et relance
Saisie des notes et absences sur FORMEIS (nouveau : via YPAREO)
Préparation et envoi des courriers (admission, refus, liste complémentaire) via FORMEIS/YPAREO
Récupération des coupons réponse
Édition des listes (principale et complémentaire) sur FORMEIS
Préparation du PV de sélection, organisation des Jurys

SélectionsMise en page et preparation des documents de l'IF3S.ENMise en ligne sur l'ENTRenseignements téléphoniques des candidatsRéception, tri des dossiers de selection, en lien avec le siegeEnregistrement des candidats et des jurys sur YPAREOAccueil des candidats et des jurysRécupération des pièces administratives pour le paiement des jurys, suivi et relanceSaisie des notes et absences sur FORMEIS (nouveau : via YPAREO)Préparation et envoi des courriers (admission, refus, liste complémentaire) via FORMEIS/YPAREORécupération des coupons réponseÉdition des listes (principale et complémentaire) sur FORMEISPréparation du PV de sélection, organisation des Jurys Suivi administratifGestion de la boîte de messagerie de l'IFAS/IFAP et du courrier postal : ventilation, et/ou duplication, traitementRédaction : bordereaux d'envoi, courriers, mails, tableauxGestion des appels téléphoniques : renseigner, filtrer, orienter, prendre les messagesGestion des absences et des remplacements des élèvesAccueil du public : enseignants, services, élèves, personnes extérieuresGérer les relations internes et externes (favoriser une communication)Assurer la confidentialité des donnéesMise à jour des logiciels de gestion des promotionsClassementTraitement dossiers ponctuels : fiches de sortie, fiches intervenant, transports, changement de situation, autorisation absences, grève, A.T. Mise à jour du tableau d'affichage des élèvesRentréePréparation des dossiers élèvesPréparation des documents administratifs : droit à l'image, règlement intérieur, livret d'accueil, planningSuivi et relance des documents manquants (médecin, sécurité sociale, etc.)Saisie des effectifs sur FORMEIS / YPAREOPréparation des attestations d'entrée en formationSaisie des effectifs sur SOLSTISSSuivi des stagesPublipostage et envoi des capacités d'accueilRelance et archivage des capacités d'accueilSaisie des lieux et affectations sur FORMEIS / YPAREOMise à jour des données des lieux de stageImpression, signature et envoi des conventionsSuivi des conventions de stageEnvoi des tableaux d'affectation aux structures, formateurs et élèvesTransmission des documents spécifiques aux structures de stageImpression des fiches de compétences et de présenceSaisie des compétences sur FORMEIS / YPAREOSuivi des absences et litiges en stagePréparation et signature des avenants de rattrapageGestionMise à jour des coordonnées des élèvesAccueil téléphonique et gestion de la messagerieCollaborer avec la formatrice référente à la préparation des ICOGI (sélections, graphiques, documents)Participer aux réunions, assurer la prise de notes et contribuer au suivi des decisionsParticipation aux enquêtes DREES et autresParticipation au salon TAFSaisie des absences / retards sur FORMEIS / YPAREOSaisie des notes des examensGestion de demandes diversesVentilation des mails / appelsPréparation des documents de rattrapage