Assistant administratif H/F

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du service administratif et financier (SAF), N+1, assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative et financière, d'assistance technique, et matérielle :

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du service administratif et financier (SAF), N+1, assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative et financière, d'assistance technique, et matérielle :Gestion administrative et financière :• Prise en charge, instruction et suivi de dossiers administratifs et financiers spécifiques avec le chef de service, établissement des bons de commande, paiement des factures, suivi administratif et financier.• Prise en charge de la facturation et son suivi, alimentation des tableaux de bord, réalisation des extractions dans les systèmes d'information, saisie et mise à jour des bases de données relatives à la gestion. Dépôt des factures sur les plateformes ou envoi par courrier.• Collecte et contrôle des pièces justificatives nécessaires, et archivage.• Participation à la prise en charge des frais de déplacements.• Participation à l’archivage du compte financierConnaissances, savoirs :• Connaissance des principes de gestion financière et de la comptabilité publique• Compréhension des règles de la formation continue.• Relations entre l’organisme (GIP FCIP), le stagiaire, l’entreprise et/ou le financeur (OPCO), relations commerciales avec les clients.Savoir-faire :• Maîtrise des outils bureautiques• Logiciel de comptabilité.• Contrôle et archivage des pièces justificatives.L'académie de Versailles regroupe quatre départements : les Yvelines (78), l’Essonne (91), les Hauts-de-Seine (92) et le Val-d’Oise (95).Première académie de France par l’importance de ses effectifs avec près d’1 200 000 élèves, l’académie de Versailles accueille et gère plus de 100 000 agents (enseignants, personnels d’encadrement, d’éducation, administratifs, techniciens, ouvriers, de service et de santé).Le Groupement d’intérêt public-formation continue et insertion professionnelle (GIP-FCIP) de l’Académie de Versailles a pour objet le développement d’une coopération concertée au niveau de l’académie dans les domaines de la formation continue des adultes et de l’insertion professionnelle. Assistance technique, et matérielle :• Participation à l’accueil physique et téléphonique et à l’orientation des interlocuteurs internes et externes.• Participation au secrétariat du service administratif et financier• Participation à la gestion du courrier.• Participation à la gestion matérielle du GIP-FCIP (commandes de fournitures, gestion des photocopieurs, gestion des consommables, liste non exhaustive).Savoir être :• Capacité à travailler en équipe et avec divers interlocuteurs internes et externes.• Rigueur, autonomie, et réactivité• Esprit d’initiative, sens de l’organisation• Savoir planifier ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe, et respecter les délais• Savoir rendre compte• Mettre en oeuvre les procédures dans une démarche qualitéProfil requis :Bac à Bac+2 et expérience minimum de 2 ans sur un poste similaireÀ cet effet, le GIP FCIP gère les activités des structures et dispositifs suivants :- le département Développement de la DAFPIC (délégation académique à la formation professionnelle initiale et continue),- le CAFOC (centre académique à la formation continue),- le DAVA (dispositif académique de validation des acquis)- la cellule FESI- le service apprentissage académiquePoste à temps plein (100%) rattaché au Service Administratif et Financier du GIP-FCIP.Composition et effectifs : 5 agents (1 A + 4 B), dont le chef de service.